Op 23 november 2017 heeft de federale overheidsdienst financiën een circulaire uitgevaardigd naar aanleiding van de inwerkingtreding van het nieuwe pandregister op 1 januari 2018. Hierbij krijgen verschillende aspecten van het pandregister meer praktische toelichting, zoals de registratie van gegevens in en de raadpleging van het register.

Wat betreft de registratie wordt meer uitleg gegeven over hoe de pandhouder (bij het pandrecht) of verkoper (bij het eigendomsvoorbehoud) zich kan authenticeren en identificeren. Hier wordt voornamelijk stilgestaan bij de mogelijkheid voor buitenlandse pandhouders om zich te laten vertegenwoordigen door een Belgische lasthebber en de mogelijkheid voor pandhouders om een overeenkomst als “geregistreerd gebruiker” af te sluiten met de Algemene Dienst van Patrimoniumdocumentatie. Daarnaast gaat de circulaire dieper in op de te registreren gegevens, meer bepaald de omschrijving van het bezwaarde goed. De wetgever erkent immers dat het niet eenvoudig zal zijn voor pandhouders om de bezwaarde goederen zodanig te omschrijven dat zij “aanduidbaar” zijn, ook na eventuele verwerking of zakelijke subrogatie. Echter, het bezwaarde goed omschrijven op een aanwijsbare manier is noodzakelijk, omdat het bezwaarde goed ook als zoekcriterium mee zal worden opgenomen. De pandhouder krijgt hiervoor een tekstvak (max. 1000 woorden), waarin hij de omschrijving van het bezwaarde goed uit de pandovereenkomst kan overnemen.

In het tweede deel gaat de circulaire in op hoe men het pandregister zal kunnen raadplegen. Hierbij zijn vooral de zoekcriteria interessant:

• als pandhouder, vertegenwoordiger, verkoper of hun lasthebber: op alle gegevens betreffende panden of goederen waarvan men zelf pandhouder (of zijn vertegenwoordiger), respectievelijk houder van het eigendomsvoorbehoud, of hun lasthebber is
• als pandgever, koper of hun lasthebber: op alle gegevens betreffende panden of goederen waarvan men zelf pandgever of koper (of hun lasthebber) is;(16) op pandgever/koper (identiteit natuurlijke of rechtspersoon) + beschrijving van het bezwaarde goed (free text)
• op het ondernemingsnummer van de pandgever/koper + beschrijving van het bezwaarde goed (free text)
• op registratienummer
• op identificatienummer (toegekend aan de pandhouder, vertegenwoordiger, verkoper of hun lasthebber bij registratie van een pandrecht of eigendomsvoorbehoud).

In de circulaire wordt duidelijk gesteld dat zoeken op free text alleen niet mogelijk zal zijn. Daarenboven, zal men zijn zoekopdracht niet kunnen verfijnen (het systeem werkt op een hit/no hit basis). Op deze manier wenst de wetgever zoekopdrachten at random te vermijden en wordt een bijkomende drempel ingebouwd ter bescherming van de privacy.

Ten slotte wordt ook meer toelichting gegeven bij de retributies die men zal moeten betalen om een pandrecht of eigendomsvoorbehoud te registreren (of eventueel te vernieuwen of verwijderen) en het pandregister te consulteren. Opvallend hierbij is de regeling voor de retributies voor de raadpleging van het register. Per raadpleging zal men moeten betalen, maar het aantal zoekresultaten is op voorhand niet bekend. Voor dit probleem is een regeling uitgewerkt, waarbij per raadpleging een vast bedrag zal worden betaald. Indien er meerdere zoekresultaten zijn, dan wordt per bijkomend geselecteerd zoekresultaat, waarvoor een elektronische gehandtekend document wordt gevraagd, een extra retributie aangerekend. Meer informatie over de circulaire kan u terugvinden op: http://ccff02.minfin.fgov.be/KMWeb/document.do?method=view&nav=1&id=305640ea-95c6-4cc3-943d-53ea72150677&disableHighlightning=true&documentLanguage=nl#findHighlighted