SOCIÉTÉS

1.Par le biais de la loi-programme, le législateur a introduit dans le Code des sociétés un certain nombre de modifications importantes pour la pratique du droit des sociétés. L'adaptation la plus visible concerne la simplification des formalités de convocation des assemblées générales d'actionnaires et de détenteurs d'obligations dans la SA et la SPRL. En outre, la loi-programme prépare une modernisation des obligations de publicité pour les sociétés qui disposent de la personnalité juridique dans le cadre de la transposition en droit belge de la directive 2003/58/CE du 15 juillet 2003. Cette contribution vise à donner un bref aperçu de ces modifications.

2.Contexte. La loi-programme introduit dans le Code des sociétés une simplification qui porte sur les formalités de convocation de l'assemblée générale des actionnaires et l'assemblée générale des porteurs d'obligations dans la SA et la SPRL [1]. D'après l'exposé des motifs de la loi-programme, ces nouvelles règles de convocation répondent à un double souci du législateur, d'une part, d'assurer la fourniture d'informations correctes aux associés sans leur imposer des formalités onéreuses et excessives et, d'autre part, de favoriser l'utilisation de moyens de communication modernes dans les contacts entre la société et ses actionnaires [2]. Dans cette optique, le nouveau régime vise à répondre aux critiques que l'on avait entendues ces dernières années à propos du régime de convocation tel qu'il était repris dans le Code des sociétés [3].

3.Convocation par le biais d'annonces dans le Moniteur belge et dans un organe de presse de diffusion nationale. Tout comme c'était le cas sous le régime précédent, la convocation à l'assemblée générale d'une société anonyme doit en règle se faire, d'après le nouvel article 533 C.soc. modifié, au moyen d'une annonce au Moniteur belge et dans la presse écrite. L'obligation pour les sociétés anonymes d'annoncer l'assemblée générale dans la presse écrite a toutefois été limitée et simplifiée.

En vertu du nouvel article 533 C.soc., on pourra se contenter désormais - outre l'annonce au Moniteur belge - d'une seule annonce dans un organe de presse de diffusion nationale. Par conséquent, la convocation ne doit plus être publiée dans un organe de presse régional où la société a son siège social.

L'annonce de l'assemblée générale dans un journal de diffusion nationale doit avoir lieu selon les nouvelles règles au moins 15 jours avant l'assemblée générale ou, pour les sociétés cotées, au moins 24 jours avant l'assemblée générale ou la date d'enregistrement. Si une nouvelle convocation est nécessaire et que la date de la deuxième assemblée a été indiquée dans la première convocation, le délai pour la deuxième annonce est porté à au moins 17 jours avant l'assemblée ou, le cas échéant, la date d'enregistrement.

4.Convocation à l'assemblée générale annuelle par une simple annonce au Moniteur belge. Ce qui est plus étonnant, c'est que la convocation ne doit désormais plus être publiée dans la presse écrite si celle-ci est relative à l'assemblée générale annuelle. Par conséquent, dans ce cas, on pourra se contenter d'une simple publication de la convocation au Moniteur belge.

À ce niveau, il est toutefois requis que l'assemblée générale ait lieu dans la commune et au lieu indiqué dans l'acte de constitution [4] et que l'ordre du jour de l'assemblée générale se limite à l'examen des comptes annuels, le rapport de gestion et, le cas échéant, le rapport du commissaire et le vote sur la décharge des administrateurs et du commissaire. Eu égard à la formulation restrictive de l'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle dans le nouvel article 533 C.soc., on devra encore annoncer l'assemblée générale dans un organe de presse de diffusion nationale dès que l'ordre du jour contient également d'autres sujets (nous songeons notamment au renouvellement du mandat des administrateurs et commissaires, qui se fait usuellement à l'occasion de l'assemblée générale annuelle).

5.Prolongation du délai pour l'annonce au Moniteur belge. Vu qu'à l'avenir, la convocation pour l'assemblée générale aura lieu dans certains cas uniquement par le biais d'une annonce au Moniteur belge et que le législateur souhaitait éviter que cela puisse entraîner un raccourcissement du délai de convocation, les délais pour l'annonce au Moniteur belge sont prolongés. En vertu du nouvel article 533 C.soc., la convocation doit désormais être publiée au Moniteur belge au moins 15 jours avant l'assemblée générale (au lieu de huit jours sous le régime précédent) ou pour les sociétés cotées, 24 jours avant l'assemblée ou la date d'enregistrement (au lieu de 15 jours). Si une nouvelle convocation est nécessaire et que la date de la deuxième assemblée est mentionnée dans la première convocation, le délai pour la nouvelle annonce s'élève à au moins 17 jours avant l'assemblée ou, le cas échéant, la date d'enregistrement.

6.Convocation de certains porteurs de titres nominatifs, des administrateurs et des commissaires au moyen d'une lettre recommandée ou “d'autres moyens de communication”. Parallèlement à la convocation à l'assemblée générale au Moniteur belge et, le cas échéant, dans un organe de diffusion nationale, le nouvel article 533 C.soc. impose également d'inviter les actionnaires, porteurs d'obligations ou titulaires d'un droit de souscription, les titulaires de certificats nominatifs émis avec la collaboration de la société, ainsi que les administrateurs et les commissaires, à prendre part à l'assemblée générale, au moyen d'une convocation spéciale.

En vertu du nouvel article 533 C.soc., cette convocation ne doit cependant plus avoir lieu par lettre (recommandée). La convocation peut désormais également s'effectuer par le biais d'autres moyens de communication, à condition que les destinataires de la convocation aient individuellement, expressément et par écrit, accepté cette méthode. Quoique ceci ne soit pas détaillé comme tel dans le Code des sociétés, il semble ressortir des travaux préparatoires que les documents qui doivent être communiqués en vertu du Code des sociétés aux destinataires de la convocation peuvent également être transmis par le biais des moyens de communication alternatifs. En ce sens, les termes “adresser” et “transmettre” qui sont utilisés dans le Code des sociétés doivent être interprétés comme visant tous moyens légalement prévus ou, le cas échéant, convenus avec l'associé pour communiquer l'information [5].

Les nouvelles dispositions du Code des sociétés ne contiennent, comme telles, aucune limitation relative à la nature des moyens de communication grâce auxquels les formalités de communication peuvent être remplies. Des raisons de preuve évidentes inciteront toutefois à ne faire appel qu'à des moyens de communication qui peuvent constituer un moyen de preuve valable au regard des règles de droit commun dans la mesure où les formalités de convocation doivent être remplies dans les formes et dans les délais. On peut songer à une convocation au moyen de fax, d'envois recommandés électroniques ou d'e-mail avec accusé de réception. D'après l'exposé des motifs, une convocation au moyen d'une annonce sur le site web de la société fait partie des possibilités.

Pour le surplus, il est seulement exigé que l'accord des destinataires sur ce mode de convocation alternatif soit donné individuellement, expressément et par écrit. Il n'est pas du tout exigé que tous les destinataires de la convocation aient donné leur accord sur ce mode de convocation alternatif. Mais toutes les personnes à qui la convocation doit être adressée disposent en vertu de l'article 533 C.soc. d'un droit d'option individuel de recevoir ou non la convocation au moyen d'une lettre (recommandée).

Pour être prudent, on demandera l'accord suffisamment tôt afin que les personnes concernées puissent, en cas de refus, encore être convoquées au moyen d'une lettre recommandée.

7.Convocation à l'assemblée générale des porteurs d'obligations. Les formalités de convocation de l'assemblée générale des porteurs d'obligations sont simplifiées de la même manière que pour l'assemblée générale des actionnaires (art. 570 C.soc. modifié).

8.Convocation au moyen d'une lettre recommandée ou “d'autres moyens de communication”. Au niveau de la SPRL, la convocation à l'assemblée générale devait sous l'ancien régime, être envoyée aux associés, titulaires de certificats avec la collaboration de la société, porteurs d'obligations, commissaires et gérants quinze jours avant l'assemblée par une lettre recommandée à la poste (art. 268, § 1, C.soc.). Simultanément à la lettre de convocation à l'assemblée générale, il fallait envoyer aux associés, commissaires et gérants une copie des documents qui devaient être mis à leur disposition en vertu du Code des sociétés (art. 269 C.soc.).

En vertu du nouvel article 268, § 1, C.soc., il ne faut désormais plus, dans la SPRL, faire la convocation au moyen d'une lettre recommandée. Bien sûr, dans la SPRL, la convocation au moyen de la lettre recommandée reste la règle générale, mais les destinataires de la convocation peuvent également marquer un accord pour que la convocation et les documents qui doivent être mis à leur disposition leur soient transmis via un autre moyen de communication.

9.Convocation à l'assemblée générale des porteurs d'obligations. La loi-programme a instauré une simplification analogue des formalités de convocation pour l'assemblée générale des porteurs d'obligations dans la SPRL (art. 294 C.soc. modifié).

10.La loi-programme ne contient aucune disposition spécifique relative à l'entrée en vigueur des nouvelles règles en matière de convocation à l'assemblée générale. Par conséquent, elles sont entrées en vigueur le dixième jour après la publication de la loi-programme au Moniteur belge, à savoir le 10 janvier 2005.

11.Contexte. La loi-programme contient également une transposition partielle en droit belge de la directive 2003/58/CE, qui modifie la première directive sur le droit des sociétés [6]. Cette directive s'inscrit dans la quatrième phase de l'initiative de la Commission européenne visant à simplifier la réglementation pour le marché interne (ce qu'on appelle le projet SLIM) et à moderniser la première directive sur le droit des sociétés afin de simplifier les obligations de publication des entreprises et d'optimaliser l'accès à l'information des entreprises. C'est pourquoi la directive impose aux États membres l'obligation de prendre les mesures nécessaires pour que les sociétés puissent remplir leurs obligations légales de publicité via la voie électronique et qu'elles puissent consulter les documents qui doivent être rendus publics par cette même voie. En outre, l'objectif de la directive est d'améliorer l'accès transfrontalier à l'information sociétaire en permettant aux entreprises d'introduire les actes et les données qui doivent être rendus publics également dans d'autres langues. Enfin, la directive dispose que certaines données qui doivent être obligatoirement reprises dans les documents sociétaires devront désormais également être mentionnées sur le site web de la société.

12.Accomplissement des obligations de publicité par la voie électronique. Conformément à l'article 3 modifié de la première directive sur le droit des sociétés, les sociétés devront également pouvoir publier [7] sous forme électronique, à partir du 1^er janvier 2007, tous les actes et données qui doivent être rendus publics en vertu de l'article 2 de la première directive sur le droit des sociétés. À partir de cette même date, les extraits de copie de ces documents devront également pouvoir être obtenus par voie électronique.

C'est dans cette optique que l'article 67 C.soc. précise que les documents qui en vertu du Code des sociétés doivent être déposés ou publiés au moment de la constitution de la société peuvent être déposés ou non sous une forme électronique [8].

Dans la mesure où tous les documents qui doivent être déposés ne pourront pas être déposés dans une forme électronique (les mandats, les attestations de banque), il faudra, en vertu du nouvel article 68, § 3, C.soc., simplement déposer une expédition de l'acte de constitution authentique ou un double de l'acte de constitution sous seing privé accompagné de l'extrait de l'acte de constitution [9]. Le dépôt des autres documents pourra avoir lieu plus tard mais dans un délai actuel de quinze jours à partir de la signification de l'acte de constitution définitif. Dans ce cas, la société obtiendra la personnalité juridique à partir du moment du dépôt de l'expédition ou du double de l'acte de constitution et de l'extrait de l'acte de constitution, pour autant que cela ait lieu en même temps que l'inscription à la Banque-carrefour des entreprises [10].

L'absence de dépôt dans les délais des documents à déposer en vertu de l'article 68 C.soc. sera à l'avenir sanctionnée pénalement d'une amende de 50 à 10.000 euro [11].

Suite à la référence dans les articles 74 et 75 C.soc. aux formalités de publicité pour l'acte de constitution, à l'avenir les actes et les données qui sont mentionnés dans ces articles pourront également être publiés via la voie électronique. Cela vaut également par extension pour les autres actes et données qui doivent, en vertu du Code des sociétés, être déposés conformément aux articles 67 à 75 C.soc.

13.Délégation au Roi. En droit belge, les dispositions relatives au dépôt et à la consultation de certains documents sociétaires par voie électronique, seront exécutées par le biais de la Banque-carrefour des entreprises [12]. En vue d'une transposition en droit belge plus avancée de la première directive modifiée sur le droit des sociétés, l'article 67, § 3, C.soc. modifié accorde au Roi la compétence d'amender certaines dispositions en matière de publicité prévues par le Code des sociétés pour les sociétés qui disposent de la personnalité juridique si elles sont remplacées par des obligations de publicité similaires via la Banque-carrefour des entreprises [13]. Il ne faut pas exclure à ce niveau qu'il sera fait usage de la possibilité qu'offre aux États membres l'article 3 modifié de la première directive sur le droit des sociétés de remplacer la publicité dans une publication par un autre instrument tout aussi effectif qui offre l'accès à l'information rendue publique via une “plate-forme électronique centrale”. L'exposé des motifs confirme en effet que l'objectif de la modification de l'article 67, § 3, C.soc. consiste à permettre notamment à terme que certaines données qui sont actuellement publiées au Moniteur belge puissent être rendues publiques par la Banque-carrefour des entreprises [14].

En outre, compétence est donnée au Roi de déterminer d'autres règles relatives à la constitution et la consultation du dossier société, outre la compétence d'établir d'autres règles relatives à l'inscription des sociétés et d'autres données dans la Banque-carrefour des entreprises [15].

14.Entrée en vigueur. L'entrée en vigueur de ces dispositions sera réglée par arrêté royal.

15.Les actes et données à rendre publics. À l'occasion de la transposition en droit belge des articles 3 et 3bis modifiés de la première directive sur le droit des sociétés, un deuxième alinéa a été ajouté à l'article 67 C.soc. qui dispose que les documents à déposer lors de la constitution doivent être rédigés dans l'une des langues officielles du ressort dans lequel la société était établie [16]. Par extension, cela s'applique également aux autres actes et données qui doivent être déposés et publiés conformément aux articles 67 à 75 C.soc. Cette disposition est la simple reprise de règles existantes en matière d'utilisation des langues dans les documents sociétaires, qui résultaient jusqu'à ce jour de l'article 52, § 1, des lois coordonnées sur l'emploi des langues en matière administrative [17].

Ce qui est neuf toutefois, c'est que les sociétés pourront désormais déposer ces documents dans une ou plusieurs langues officielles de l'Union européenne [18]. Les articles 67 et 100 modifiés du Code des sociétés stipulent qu'en cas de conflit entre le texte publié dans une autre langue de l'Union européenne et le texte officiellement déposé, le texte volontairement publié ne pourra être opposé aux tiers. Les tiers pourront toutefois invoquer les traductions volontairement rendues publiques, sauf si la société démontre que les tiers avaient connaissance du texte officiellement déposé.

16.Comptes annuels (consolidés). Suite au nouvel article 101 C.soc., un régime similaire s'applique également pour les comptes annuels (consolidés) et les documents qui doivent être déposés, en vertu de l'article 100 C.soc., en même temps que les comptes annuels [19].

Le Roi est en outre habilité à déterminer quelles catégories de sociétés peuvent effectuer le dépôt des comptes annuels (consolidés) et des pièces y afférentes d'une autre manière que par voie électronique, ce qui suggère que le dépôt électronique des comptes annuels deviendra à l'avenir la règle générale.

17.Entrée en vigueur. Ces dispositions entrent en vigueur le 1^er janvier 2007.

18.Mentions obligatoires sur le site web des sociétés. Les données, qui en vertu de l'actuel article 78 C.soc. doivent obligatoirement être reprises dans les documents sociétaires, devront désormais obligatoirement être mentionnées sur le site web des sociétés [20]. L'article 79 du Code des sociétés qui a trait à la mention du capital dans les documents sociétaires est adapté à cet effet [21]. En vertu de l'article 80 modifié du Code des sociétés, les personnes qui collaborent au nom de la société à un site Internet qui ne répond pas aux prescriptions des articles 78 et 79 C.soc. pourront désormais suivant les circonstances être personnellement tenues responsables des engagements qui y sont pris par la société [22].

Ces dispositions transposent en droit belge les articles 4 et 6 modifiés de la première directive sur le droit des sociétés.

De même, en exécution de l'article 4 de la première directive sur le droit des sociétés, un nouvel article 78, 6°, C.soc. est instauré, qui stipule qu'il faut également reprendre dans tous les documents qui émanent de la société, le fait qu'une société est en liquidation [23]. Mais cet ajout était superflu à la lumière de l'article 183, § 1, alinéa 2, C.soc.

19.L'ordre des mentions qui doivent obligatoirement être reprises. Le législateur a profité de l'occasion pour prescrire une application uniforme des mentions relatives au numéro d'entreprise [24]. En vertu de l'article 78, 4° modifié, C.soc., le numéro d'entreprise devra désormais être mentionné en premier dans les documents sociétaires, suivi par le mot “registre des personnes morales” ou en abrégé “RPM” et le siège du ressort dans lequel la société a son siège.

20.Entrée en vigueur. Ces dispositions entrent en vigueur le 1^er janvier 2007. La nouvelle règle relative à l'ordre des mentions qui doivent obligatoirement être reprises entre toutefois déjà en vigueur le 1^er janvier 2005, mais seulement pour les sociétés qui sont constituées à partir de cette date. Pour les sociétés existantes, le nouveau régime n'entre en vigueur qu'au 1^er janvier 2007.