VENNOOTSCHAP

1.Middels de Programmawet heeft de wetgever een aantal voor de vennootschapsrechtelijke praktijk belangrijke wijzigingen doorgevoerd in het Wetboek van Vennootschappen. De meest in het oog inspringende aanpassing betreft de vereenvoudiging van de oproepingsformaliteiten voor de algemene vergaderingen van aandeelhouders en obligatiehouders in de NV en de BVBA. Daarnaast bereidt de Programmawet een modernisering voor van de openbaarmakingsverplichtingen voor vennootschappen met rechtspersoonlijkheid in het kader van de omzetting van de Richtlijn 2003/58/EG van 15 juli 2003 naar Belgisch recht. Deze bijdrage beoogt een beknopt overzicht te geven van deze wijzigingen.

2.Situering. De Programmawet voert een vereenvoudiging door in het Wetboek van Vennootschappen met betrekking tot de oproepingsformaliteiten voor de algemene vergadering van aandeelhouders en de algemene vergadering van obligatiehouders in de NV en de BVBA [1]. Luidens de Memorie van Toelichting bij de Programmawet zijn deze nieuwe oproepingsregels ingegeven vanuit een dubbele bekommernis van de wetgever om enerzijds de correcte informatieverstrekking aan de vennoten te verzekeren zonder daarbij overdreven en dure formaliteiten op te leggen en, anderzijds, het gebruik van moderne communicatiemiddelen in de contacten tussen de vennootschap en haar aandeelhouders te bevorderen [2]. In dat opzicht beoogt de nieuwe regeling aansluiting te zoeken bij de kritische geluiden die de jongste jaren konden worden opgevangen in verband met de oproepingsregeling in het Wetboek van Vennootschappen [3].

3.Oproeping middels aankondiging in het Belgisch Staatsblad en in een nationaal verspreid blad. Net zoals dat onder de vroegere regeling het geval was, dient de oproeping tot een algemene vergadering van een naamloze vennootschap onder het gewijzigde artikel 533 W.Venn. in beginsel te worden gedaan door middel van een aankondiging in het Belgisch Staatsblad en in de geschreven pers. De verplichting voor naamloze vennootschappen om de algemene vergadering in de geschreven pers aan te kondigen wordt echter beperkt en vereenvoudigd.

Krachtens het nieuwe artikel 533 W.Venn. zal - naast de aankondiging in het Belgisch Staatsblad - voortaan kunnen worden volstaan met één enkele aankondiging in een nationaal verspreid blad. De oproeping hoeft derhalve niet langer te worden bekendgemaakt in een blad uit de streek waar de vennootschap haar maatschappelijke zetel heeft.

De aankondiging van de algemene vergadering in een nationaal verspreid blad dient onder de nieuwe regels ten minste vijftien dagen voor de algemene vergadering plaats te vinden of, voor genoteerde vennootschappen, vierentwintig dagen voor de algemene vergadering c.q. de registratiedatum. Indien een nieuwe oproeping nodig is, en de datum van de tweede vergadering wordt vermeld in de eerste oproeping, bedraagt de termijn voor de tweede aankondiging voortaan ten minste zeventien dagen voor de vergadering, of in voorkomend geval, ten minste zeventien dagen voor de registratiedatum.

4.Oproeping voor de jaarlijkse algemene vergadering door een loutere aankondiging in het Belgisch Staatsblad. Meer in het oog springend is dat de oproeping voortaan niet langer hoeft te worden bekendgemaakt in de geschreven pers indien deze verband houdt met de jaarlijkse algemene vergadering. In dat geval zal bijgevolg kunnen worden volstaan met een loutere publicatie van de oproeping in het Belgisch Staatsblad.

Daartoe is wel vereist dat de vergadering plaatsvindt in de gemeente en op de plaats aangeduid in de oprichtingsakte [4] en dat de agenda van de algemene vergadering zich beperkt tot de behandeling van de jaarrekening, het jaarverslag en, in voorkomend geval, het verslag van de commissaris en de stemming over de kwijting te verlenen aan de bestuurders en de commissaris. Gelet op de restrictieve formulering van de agenda van de jaarlijkse algemene vergadering in het nieuwe artikel 533 W.Venn., zal de algemene vergadering alsnog moeten aangekondigd worden in een nationaal verspreid blad zodra de agenda ook andere onderwerpen bevat (te denken valt onder meer aan de hernieuwing van het mandaat van bestuurders en commissaris, die gebruikelijk gebeurt naar aanleiding van de jaarlijkse algemene vergadering).

5.Verlenging van de termijn voor aankondiging in het Belgisch Staatsblad. Aangezien in de toekomst de oproeping voor de algemene vergadering in sommige gevallen enkel zal gebeuren via een aankondiging in het Belgisch Staatsblad en de wetgever wenste te vermijden dat dit zou leiden tot een verkorting van de oproepingstermijn, worden de termijnen voor de aankondiging in het Belgisch Staatsblad verlengd. Luidens het nieuwe artikel 533 W.Venn. dient de aankondiging in het Belgisch Staatsblad voortaan ten minste vijftien dagen voor de vergadering plaats te vinden (in plaats van acht dagen onder de vroegere regeling) of, voor genoteerde vennootschappen, vierentwintig dagen voor de vergadering c.q. de registratiedatum (in plaats van vijftien dagen). Indien een nieuwe oproeping nodig is, en de datum van de tweede vergadering wordt vermeld in de eerste oproeping, bedraagt de termijn voor de tweede aankondiging voortaan ten minste zeventien dagen voor de vergadering, of in voorkomend geval, ten minste zeventien dagen voor de registratiedatum.

6.Oproeping van bepaalde houders van effecten op naam, de bestuurders en de commissaris middels aangetekende brief of “andere communicatiemiddelen”. Naast een aankondiging van de algemene vergadering in het Belgisch Staatsblad en, in voorkomend geval, een nationaal verspreid blad, dient men ook onder het gewijzigde artikel 533 W.Venn. de houders van aandelen, obligaties of warrants en certificaten op naam die met medewerking van de vennootschap werden uitgegeven, evenals de bestuurders en de commissaris middels een bijzondere oproeping uit te nodigen om deel te nemen aan de algemene vergadering.

Krachtens het nieuwe artikel 533 W.Venn. hoeft deze oproeping echter niet langer per (aangetekende) brief te gebeuren. De oproeping kan voortaan tevens middels andere communicatiemiddelen worden verricht, op voorwaarde dat de bestemmelingen van de oproeping daar individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk mee instemmen. Hoewel dit niet als zodanig werd verduidelijkt in het Wetboek van Vennootschappen, lijkt uit de parlementaire voorbereiding te mogen worden afgeleid dat ook de stukken die krachtens het Wetboek van Vennootschappen aan de bestemmelingen van de oproeping moeten worden meegedeeld, middels alternatieve communicatiemiddelen kunnen worden overgemaakt. In die zin moeten de termen “adressen” en “verzenden” die gebruikt worden in het Wetboek van Vennootschappen geïnterpreteerd worden als ieder wettelijk toegelaten of met de vennoot overeengekomen manier om de informatie over te maken [5].

De nieuwe bepalingen in het Wetboek van Vennootschappen houden als zodanig geen beperkingen in met betrekking tot de aard van de communicatiemiddelen waarmee de oproepingsformaliteiten kunnen worden vervuld. Evidente bewijsredenen zullen er echter toe nopen om enkel een beroep te doen op communicatiemiddelen die krachtens de gemeenrechtelijke regels een geldig bewijsmiddel kunnen opleveren van het feit dat de oproepingsformaliteiten tijdig en naar behoren en werden vervuld. Te denken valt aan een oproeping middels fax, elektronische aangetekende zending of e-mail met ontvangstbevestiging. Luidens de Memorie van Toelichting behoort ook een oproeping middels bekendmaking op de website van de vennootschap tot de mogelijkheden.

Voor het overige is enkel vereist dat de instemming van de bestemmelingen met de alternatieve oproepingswijze individueel, schriftelijk en uitdrukkelijk wordt gegeven. Het is geenszins vereist dat alle bestemmelingen van de oproeping dienen in te stemmen met de alternatieve oproepingswijze. Wel beschikken alle personen aan wie de oproeping moet worden gericht krachtens het artikel 553 W.Venn. over een individueel keuzerecht om de oproeping al dan niet middels (aangetekende) brief te ontvangen.

Voorzichtigheidshalve zal men de instemming voldoende tijdig vragen zodat de betrokkene in geval van weigering alsnog middels een aangetekende brief kan worden opgeroepen.

7.Oproeping tot de algemene vergadering van obligatiehouders. Op een gelijkaardige wijze als voor de algemene vergadering van aandeelhouders, worden ook de oproepingsformaliteiten voor de algemene vergadering van obligatiehouders vereenvoudigd (gewijzigd art. 570 W.Venn.).

8.Oproeping middels aangetekende brief of “andere communicatiemiddelen”. In de BVBA diende de oproeping tot de algemene vergadering onder de vroegere regeling vijftien dagen voor de vergadering bij een per post aangetekende brief te worden verzonden aan de vennoten, de houders van certificaten die met medewerking van de vennootschap werden uitgegeven, de obligatiehouders, de commissaris en de zaakvoerders (art. 268, § 1, W.Venn.). Samen met de oproepingsbrief voor de algemene vergadering diende aan de vennoten, de commissaris en de zaakvoerders een afschrift te worden verzonden van de stukken die hen krachtens het Wetboek van Vennootschappen ter beschikking moeten worden gesteld (art. 269 W.Venn.).

Luidens het nieuwe artikel 268, § 1, W.Venn. hoeft ook in de BVBA de oproeping voortaan niet langer middels een aangetekende brief te gebeuren. Weliswaar blijft ook in de BVBA de oproeping middels aangetekende brief de algemene regel, maar de bestemmelingen van de oproeping kunnen ermee instemmen om de oproeping en stukken die aan hen moeten worden ter beschikking gesteld via een ander communicatiemiddel te ontvangen.

9.Oproeping tot de algemene vergadering van obligatiehouders. De Programmawet heeft een analoge vereenvoudiging doorgevoerd van de oproepingsformaliteiten voor de algemene vergadering van obligatiehouders in de BVBA (gewijzigd art. 294 W.Venn.).

10.De Programmawet bevat geen bijzondere bepalingen met betrekking tot de inwerkingtreding van de nieuwe regels inzake de oproeping tot de algemene vergadering. Derhalve traden zij in werking tien dagen na de publicatie van de Programmawet in het Belgisch Staatsblad, te weten op 10 januari 2005.

11.Situering. De Programmawet bevat tevens een gedeeltelijke omzetting naar Belgisch recht van de Richtlijn 2003/58/EG, waarbij de Eerste Richtlijn Vennootschapsrecht werd gewijzigd [6]. Deze richtlijn kadert in de vierde fase van het initiatief van de Europese Commissie tot vereenvoudiging van de regelgeving voor de interne markt (het zogenaamde SLIM-project) en beoogt een modernisering van de Eerste Richtlijn Vennootschapsrecht teneinde de openbaarmakingsverplichtingen voor ondernemingen te vereenvoudigen en de toegang tot bedrijfsinformatie te optimaliseren. Daartoe legt de richtlijn aan de Lidstaten de verplichting op om de nodige maatregelen te nemen opdat vennootschappen hun wettelijke openbaarmakingsverplichtingen via elektronische weg zouden kunnen vervullen en de openbaar te maken stukken via elektronische weg zouden kunnen worden geraadpleegd. Verder is het de bedoeling van de richtlijn om de grensoverschrijdende toegang tot bedrijfsinformatie te verbeteren door ondernemingen toe te laten om de openbaar te maken akten en gegevens ook in andere talen in te dienen. Ten slotte bepaalt de richtlijn dat bepaalde gegevens die verplicht moeten worden opgenomen in de vennootschapsstukken voortaan ook zullen moeten worden vermeld op de website van vennootschappen.

12.Vervulling van de openbaarmakingsverplichtingen via elektronische weg. Overeenkomstig het gewijzigde artikel 3 van de Eerste Richtlijn Vennootschapsrecht zullen vennootschappen vanaf 1 januari 2007 alle akten en gegevens die krachtens artikel 2 van de Eerste Richtlijn Vennootschapsrecht moeten worden openbaar gemaakt [7] ook in elektronische vorm moeten kunnen indienen. Vanaf diezelfde datum zullen ook uittrekselsafschriften van deze documenten langs elektronische weg moeten kunnen worden verkregen.

Met het oog hierop wordt in artikel 67 W.Venn. verduidelijkt dat de stukken die krachtens het Wetboek van Vennootschappen bij de oprichting moeten worden neergelegd of bekendgemaakt al dan niet in elektronische vorm kunnen worden neergelegd [8].

Daar niet alle neer te leggen stukken in elektronische vorm zullen kunnen worden neergelegd (volmachten, bankattesten), zal luidens het nieuwe artikel 68, § 3, W.Venn. in geval van elektronische neerlegging enkel een expeditie van de authentieke of een dubbel van de onderhandse oprichtingsakte gelijktijdig met het uittreksel uit de oprichtingsakte moeten worden neergelegd [9]. De neerlegging van de andere stukken zal dan later - doch binnen de huidige termijn van vijftien dagen vanaf de dagtekening van de definitieve oprichtingsakte - kunnen plaatsvinden. In dat geval zal de vennootschap rechtspersoonlijkheid verkrijgen vanaf het ogenblik van de neerlegging van de expeditie of het dubbel van de oprichtingsakte en het uittreksel uit de oprichtingsakte, voor zover dit samengaat met de inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen [10].

De niet-tijdige neerlegging van de krachtens het artikel 68 W.Venn. neer te leggen stukken wordt in de toekomst strafrechtelijk gesanctioneerd met een geldboete van 50 tot 10.000 euro [11].

Ingevolge de verwijzing in artikelen 74 en 75 W.Venn. naar de openbaarmakingsformaliteiten voor de oprichtingsakte, zullen in de toekomst ook de akten en gegevens die in die artikelen worden vermeld via elektronische weg kunnen worden bekendgemaakt. Dit zal bij uitbreiding tevens het geval zijn voor andere akten en gegevens die krachtens het Wetboek van Vennootschappen moeten worden neergelegd en bekendgemaakt overeenkomstig de artikelen 67 tot 75 W.Venn.

13.Opdracht aan de Koning. Naar Belgisch recht zullen de voorschriften met betrekking tot de neerlegging en raadpleging van bepaalde vennootschapsdocumenten via elektronische weg verder worden geïmplementeerd via de Kruispuntbank van Ondernemingen [12]. Met het oog op de verdere omzetting van de gewijzigde Eerste Richtlijn Vennootschapsrecht naar Belgisch recht, verleent het gewijzigde artikel 67, § 3, W.Venn. aan de Koning de bevoegdheid om bepaalde publiciteitsvoorschriften onder het Wetboek van Vennootschappen voor vennootschappen met rechtspersoonlijkheid te wijzigen indien zij vervangen worden door gelijksoortige openbaarmakingsverplichtingen via de Kruispuntbank van Ondernemingen [13]. Het valt daarbij niet uit te sluiten dat gebruik zal worden gemaakt van de mogelijkheid die het gewijzigde artikel 3 van de Eerste Richtlijn Vennootschapsrecht aan de lidstaten biedt om de bekendmaking in een publicatieblad te vervangen door een ander, even doeltreffend instrument dat toegang biedt tot de openbaar gemaakte informatie via een “centraal elektronisch platform”. De Memorie van Toelichting bevestigt immers dat de bedoeling van de wijziging van artikel 67, § 3, W.Venn. erin bestaat om op termijn onder meer toe te laten dat bepaalde gegevens die nu worden bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad, worden bekendgemaakt via de Kruispuntbank van Ondernemingen [14].

Verder wordt de bevoegdheid van de Koning om nadere regels op te stellen met betrekking tot het aanleggen en raadplegen van het vennootschapsdossier uitgebreid met de bevoegdheid om de nadere regels vast te stellen in verband met de inschrijving van de vennootschappen en andere gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen [15].

14.Inwerkingtreding. De inwerkingtreding van deze bepalingen zal worden geregeld bij koninklijk besluit.

15.Openbaar te maken akten en gegevens. Naar aanleiding van de omzetting van de gewijzigde artikelen 3 en 3bis van de Eerste Richtlijn Vennootschapsrecht naar Belgisch recht, werd in artikel 67 W.Venn. een tweede lid ingevoegd dat bepaalt dat de bij de oprichting neer te leggen stukken moeten worden opgesteld in één van de officiële talen van het rechtsgebied waarbinnen de vennootschap is gevestigd [16]. Bij uitbreiding geldt dit tevens voor de andere akten en gegevens die krachtens het Wetboek van Vennootschappen moeten worden neergelegd en bekendgemaakt overeenkomstig de artikelen 67 tot 75 W.Venn. Deze bepaling is een loutere herneming van de bestaande regels inzake het taalgebruik in vennootschapsdocumenten, die tot op heden voortvloeiden uit artikel 52, § 1, van de Gecoördineerde Wetten op het taalgebruik in bestuurszaken [17].

Nieuw is echter dat vennootschappen deze stukken voortaan bijkomend zullen kunnen neerleggen in één of meer officiële talen van de Europese Unie [18]. De gewijzigde artikelen 67 en 100 W.Venn. bepalen dat in geval van conflict tussen de in een andere taal van de Europese Unie openbaar gemaakte tekst en de officiële neergelegde tekst, de vrijwillig openbaar gemaakte tekst niet aan derden zal kunnen worden tegengeworpen. Derden zullen zich echter wel kunnen beroepen op de vrijwillig openbaar gemaakte vertalingen, tenzij de vennootschap aantoont dat zij kennis hadden van de officiële neergelegde tekst.

16.(Geconsolideerde) jaarrekening. Een gelijkaardige regeling geldt ingevolge het nieuwe artikel 101 W.Venn. ook voor de (geconsolideerde) jaarrekening en de stukken die krachtens artikel 100 W.Venn. samen met de jaarrekening moeten worden neergelegd [19].

Aan de Koning wordt bovendien de bevoegdheid verleend om te bepalen welke categorieën van vennootschappen de (geconsolideerde) jaarrekening en de bijhorende stukken kunnen neerleggen op een andere wijze dan via elektronische weg, wat suggereert dat de elektronische neerlegging van de jaarrekening in de toekomst tot algemene regel zal worden verheven.

17.Inwerkingtreding. Deze bepalingen treden in werking op 1 januari 2007.

18.Verplichte vermeldingen op de website van vennootschappen. De gegevens die krachtens het huidige artikel 78 W.Venn. verplicht moeten worden opgenomen in de vennootschapsstukken, zullen voortaan tevens moeten worden vermeld op de website van vennootschappen [20]. Artikel 79 van het Wetboek van Vennootschappen, dat verband houdt met de vermelding van het kapitaal in de vennootschapsstukken, wordt overeenkomstig aangepast [21]. Krachtens het gewijzigde artikel 80 W.Venn. zullen voortaan ook de personen die namens de vennootschap meewerken aan een website die niet voldoet aan de voorschriften van de artikelen 78 en 79 W.Venn. naar gelang van de omstandigheden persoonlijk kunnen worden aansprakelijk gesteld voor de daarin door de vennootschap aangegane verbintenissen [22].

Middels deze bepalingen worden de gewijzigde artikelen 4 en 6 van de Eerste Richtlijn Vennootschapsrecht omgezet in Belgisch recht.

Eveneens in uitvoering van artikel 4 van de Eerste Richtlijn Vennootschapsrecht werd een nieuw artikel 78, 6°, W.Venn. ingevoerd, dat bepaalt dat ook het feit dat een vennootschap in vereffening is moeten worden opgenomen in alle stukken die uitgaan van de vennootschap [23]. Deze toevoeging was echter overbodig in het licht van het bestaande artikel 183, § 1, lid 2, W.Venn.

19.Volgorde van de verplicht op te nemen vermeldingen. Van de gelegenheid werd gebruikt gemaakt om een uniforme vermeldingswijze voor te schrijven met betrekking tot het ondernemingsnummer [24]. Krachtens het gewijzigde artikel 78, 4°, W.Venn. zal het ondernemingsnummer in de vennootschapsstukken voortaan eerst moeten werd vermeld, gevolgd door het woord “rechtspersonenregister” of de afkorting “RPR” en de zetel van het rechtsgebied waarbinnen de vennootschap haar zetel heeft.

20.Inwerkingtreding. Deze bepalingen treden in werking op 1 januari 2007. De nieuwe regel inzake de volgorde van de verplicht op te nemen vermeldingen treedt echter reeds in werking op 1 januari 2005, zij het enkel voor de vennootschappen die vanaf dan worden opgericht. Voor de bestaande vennootschappen treedt de nieuwe regeling pas in werking op 1 januari 2007.