Alle Belgische vennootschappen, (internationale) verenigingen zonder winstoogmerk, stichtingen, fiducieën en trusts worden verplicht om bepaalde informatie in verband met hun uiteindelijk begunstigde(n) (zogenaamde “Ultimate Beneficiary Owners“) te registreren in het UBO-register van de Algemene Administratie van de Thesaurie van de Federale Overheidsdienst Financiën.

De wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (BS 6 oktober 2017) voerde deze verplichting in. Het koninklijk besluit van 30 juli 2018 betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register (BS 14 augustus 2018) regelde onlangs de nadere uitwerking van deze verplichting. De FOD Financiën publiceerde intussen ook bijkomende informatie op haar website, waaronder een gebruikershandleiding voor de UBO applicatie en een FAQ.

Eerste mededeling en aanpassingen

Het koninklijk besluit van 30 juli 2018 treedt in werking op 31 oktober 2018. Informatieplichtigen dienen volgens het KB voornoemde informatie uiterlijk op 30 november 2018 te registreren in het UBO-register. De FOD Financiën heeft echter in haar FAQ aangegeven dat informatieplichtigen de tijd krijgen tot 31 maart 2019 om de informatie over hun UBO voor een eerste maal mee te delen aan het UBO-register. Praktisch zal dit gebeuren via de UBO-applicatie op het MyMinfin-portaal.

Elke wijziging in de informatie die in het UBO-register is vervat, moet daarnaast binnen de maand worden meegedeeld. De juistheid van de informatie in het UBO-register moet jaarlijks worden bevestigd door de informatieplichtige.

Regels en modaliteiten

De “uiteindelijke begunstigde(n)” is (zijn) in het geval van vennootschappen de natuurlijke perso(o)n(en) (i) die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage (nl. meer dan 25%) van de aandelen of stemrechten in deze vennootschap houdt/houden, (ii) die zeggenschap heeft/hebben over deze vennootschap via andere middelen (bv. op basis van een aandeelhoudersovereenkomst) of (iii) die behoort/behoren tot het hoger leidinggevend personeel.

De informatie in het UBO-register is breed toegankelijk voor zogenaamde bevoegde autoriteiten (vb. de fiscus, de Cel voor Financiële Informatieverwerking en andere toezichtsautoriteiten), onderworpen autoriteiten (vb. notarissen, gerechtsdeurwaarders en advocaten) in het kader van de nakoming van hun verplichtingen inzake waakzaamheid ten aanzien van cliënten, maar ook voor het publiek.

Voor (i)vzw’s, stichtingen, fiducieën of trusts moeten personen of organisaties een legitiem belang aantonen opdat ze toegang kunnen krijgen tot de geregistreerde UBO’s. Dit legitiem belang moet verband houden met de strijd tegen het witwassen van geld, de financiering van terrorisme of de verbonden onderliggende activiteiten. Wat betreft de informatie inzake UBO’s van vennootschappen moeten burgers echter geen legitiem belang aantonen.

Niet-naleving met de verplichtingen in verband met het UBO-register kan leiden tot strafrechtelijke en administratieve boetes.