Op 16 oktober 2018 werd in het Belgisch Staatsblad het KB van 9 oktober 2018 tot wijziging van het KB van 16 juni 2016 houdende de elektronische communicatie overeenkomstig artikel 32 van het Gerechtelijk wetboek gepubliceerd. Het KB treedt in werking op de dag van bekendmaking in het Belgisch Staatsblad, dus op 16 oktober 2018.

Volgens het verslag aan de Koning bestaat er voor advocaten een noodzaak aan een systeem dat de identiteit en de kwaliteit van de verzender en de ontvanger van elektronische communicatie tussen de verschillende actoren van het juridisch bestel garandeert. Daartoe werd het wenselijk geacht een KB uit te vaardigen dat een informatie- en communicatiesysteem bepaalt, specifiek en exclusief voorbehouden aan advocaten. De FOD Justitie had reeds enige tijd e-Deposit ter beschikking gesteld van de burger én de advocaat, waarmee iedere burger én elke advocaat met zijn elektronische identiteitskaart (eID) via die webtoepassing conclusies en stukkenbundels elektronisch kan neerleggen bij verschillende hoven en rechtbanken.

Het verslag aan de Koning bij het KB van 9 oktober 2018 stelt echter: « Het is daarom wenselijk om de mogelijkheid te voorzien om een informatiecatoepassing op te leggen, specifiek voor advocaten, in de mate dat die meer waarborgen en functies biedt die noodzakelijk zijn voor hun beroepsuitoefening« . Het KB van 16 juni 2016 vult dan ook artikel 10 van het KB van 16 juni 2016 als volgt aan: « §2. Om de in artikelen 3, derde lid en 7, derde lid beoogde doelstellingen, en in het bijzonder de controle van de hoedanigheid, te bereiken, kan de Minister van Justitie opleggen dat de toegang tot de in artikel 1 voorziene informaticasysteem, voor alle communicatie van en naar de in eerste paragraaf van artikel 32ter van het Gerechtelijk Wetboek bedoelde personen geschiedt via de informaticasystemen die door de beroepsorganisaties of de door hen aangestelden beheerd worden. »

De beslissing van de Minister heeft niet lang op zich laten wachten: op dezelfde dag – 16 oktober 2018 – werd het Ministerieel Besluit van 9 oktober 2018 in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd. met onmiddellijke inwerkingreding. Dit MB voegt in het eerder MB van 20 juni 2016 het volgende artikel 3 in: « Voor de advocaten geschiedt de toegang tot de e-Box en e-Deposit systemen bedoeld in artikel 1 van het koninklijk besluit van 16 juni 2016 (…) via het door de Orde van Vlaamse balieverenigingen en l’Ordre des barreaux francophones et germanophone beheerde DPA systeem, teneinde hen te identificeren, te authentiseren en hun kenmerken of hoedanigheden, mandaten en toegangsmachtigingen te controleren en te beheren. De neerlegging bedoeld in artikel 6 van hetzelfde koninkijk besluit kan eveneens plaatsvinden via het DPA systeem, op voorwaarde dat dit geen aanleiding geeft tot de bewaring en raadpleging van de documenten in het DPA systeem« .

Het toegangsbeheer voor de neerlegging van stukken in e-Deposit door advocaten wordt inderdaad toevertrouwd aan het DPA-Deposit systeem, gezamenlijk beheerd door de OVB en de OBFG. De voordelen van het DPA-Deposit t.o.v. het eerder gekende, en in de praktijk succesvolle, e-Deposit zouden volgens het verslag aan de Koning betrekking hebben op (i) de veiligheid, (ii) de zekerheid, (iii) de controle van de procedure, en (iv) een werklastvermindering voor Justitie.

Niet onbelangrijk is dat dit nieuwe systeem betalend is, hetgeen – opnieuw volgens het verslag aan de Koning – echter geen probleem zou mogen vormen voor de toegang tot justitie: « In casu vormt het gebruik van het DPA-systeem geen belemmering voor de toegang tot de justitie, zelfs indien dat aanleiding geeft tot een retributie die kan worden doorgerekend aan de cliënt. DPA-Deposit is een elektronisch neerleggingssysteem waarvan het gebruik alleen opgelegd is als de advocaat opteert voor het elektronisch verzenden van documenten. De advocaat kan ervoor kiezen om dit systeem niet te gebruiken en om documenten neer te leggen in overeenstemming met de andere mogelijkheden omschreven in artikel 742 van het Gerechtelijk wetboek (door afgifte ter zitting, op de griffie of door verzending per post)« .