L’arrêté royal de pouvoirs spéciaux n°4 adopté par le gouvernement fédéral belge le 9 avril 2020 (l' »Arrêté Royal n°4″) introduit des solutions temporaires qui vont au-delà des possibilités prévues par le nouveau Code des sociétés et des associations (le « CSA ») pour éviter ou réduire la présence physique lors de réunions de l’organe d’administration ou d’assemblées générales. Les mesures exceptionnelles prévues par l’Arrêté Royal n°4 décrites ci-après sont d’application durant la période du 1er mars 2020 jusqu’au 3 mai 2020 inclus. Concernant plus particulièrement les assemblées générales, ces mesures s’appliquent uniquement (sauf extension) aux assemblées générales qui (i) ont été ou seront convoquées entre le 1er mars 2020 et le 3 mai 2020, (ii) qui devraient être tenues entre le 9 avril 2020 et le 3 mai 2020, ou (iii) qui auraient dû être tenues entre le 1er mars 2020 et le 9 avril 2020 en application d’une règle légale ou statutaire mais n’ont pas été tenues (en raison, par exemple, d’incertitude sur la manière de tenir la réunion en sécurité).
L’Arrêté Royal n° 4 permet la tenue de l’assemblée générale par voie électronique, même si cela n’est pas expressément prévu par les statuts. L’organe d’administration peut imposer aux actionnaires ou membres l’exercice de leurs droits de vote uniquement à distance, en combinaison avec un vote par procuration, et ce même si les statuts de la société ne permettent pas expressément le vote à distance. Par ailleurs, l’organe d’administration peut désormais obliger les actionnaires ou membres à exercer leurs droits de vote par le biais d’un mandataire (unique) désigné par l’organe d’administration. L’organe d’administration peut également imposer que les actionnaires ou membres communiquent leurs questions par écrit avant l’assemblée générale et y répondra par écrit au plus tard le jour de l’assemblée générale mais avant le vote, ou oralement lors de l’assemblée générale. En outre, les membres du bureau, de l’organe d’administration ou, le cas échéant, le commissaire, peuvent participer à l’assemblée générale par voie électronique, alors qu’ils auraient normalement dû y assister en personne. Pour les assemblées générales qui nécessitent l’assistance d’un notaire, la présence physique du notaire et d’un administrateur/membre du bureau et/ou du mandataire (unique) est requise pour signer l’acte notarié.
L’Arrêté Royal n°4 autorise également le report de l’assemblée générale jusqu’à ce que la situation soit redevenue normale, sauf en cas d’application de la procédure de la sonnette d’alarme si l’actif net est négatif ou menace de le devenir, ou en cas de convocation de l’assemblée à la demande de 10 % des actionnaires ou du commissaire. Cela est également permis si l’assemblée a déjà été convoquée, à condition que les actionnaires et les membres soient correctement informés. Or un report de l’assemblée générale annuelle dans le contexte actuel pourrait entraîner le non-respect par la société des délais légaux applicables (approbation des comptes dans les six mois de la clôture et dépôt à la Banque Nationale de Belgique dans les 30 jours de l’approbation). L’Arrêté Royal n°4 assouplit les délais précités puisque les sociétés bénéficient désormais d’un report de 10 semaines pour ces délais légaux.
L’Arrêté Royal n°4 prévoit que l’organe d’administration peut adopter des résolutions écrites unanimes en toutes circonstances, même si les statuts contiennent des restrictions particulières à cet égard (par exemple, une condition d’urgence comme cela était requis sous l’ancien Code des sociétés). Une réunion de l’organe d’administration peut être tenue au moyen de techniques de télécommunication permettant une délibération collective, telles que les conférences téléphoniques ou vidéoconférences, même si les statuts ne le prévoient pas. Par ailleurs, si une décision de l’organe d’administration doit être constatée par acte authentique, un seul membre de l’organe d’administration dûment habilité ou un mandataire peut comparaître physiquement devant le notaire, les autres membres pouvant participer par voie électronique.
V. Keppenne et D. Haex
