1.In het najaar van 2009 sluiten een Spaanse vennootschap - Tecom - en een Duitse onderneming - MAN Diesel - een agentuurovereenkomst. In 2012 beëindigt MAN Diesel deze overeenkomst. Naderhand stelt Tecom een aanmaningsbrief op met het oog op het verkrijgen van de betaling van een klantenvergoeding en van verschuldigde commissies. In die brief wordt vermeld dat gerechtelijke stappen mogelijk zullen zijn indien aan de aanmaning geen gevolg zou worden gegeven. De brief spreekt ook over een notariële aanmaning die al eerder aan MAN Diesel werd verstuurd.

2.Overeenkomstig de Europese betekeningsverordening nr. 1393/2007 maakt Tecom de aanmaningsbrief over aan de Spaanse plaatselijke verzendende instantie (de Secretario judicial van de Juzgado de Primera Instancia n° 7 de Las Palmas de Gran) met verzoek het stuk over te maken aan de Duitse plaatselijke ontvangende instantie (het Amtsgericht Augsburg). Het Amtsgericht zou de brief dan aan MAN Diesel moeten overmaken.

3.Doch, de plaatselijke Spaanse verzendende instantie weigert de brief naar Duitsland te zenden omdat er geen sprake is van een lopende gerechtelijke procedure. Tecom gaat niet akkoord met deze weigering omdat volgens haar de betekening van een buitengerechtelijk stuk volgens de betekeningsverordening (art. 16) geen lopende gerechtelijke procedure vereist. De Spaanse instantie houdt echter voet bij stuk en stelt dat niet elke onderhandse akte zomaar overeenkomstig de betekeningsverordening kan worden betekend. Want zodoende zouden de plaatselijke instanties ware koerierdiensten worden.

4.Tecom stapt naar de rechter die in herinnering brengt dat het begrip buitengerechtelijk stuk een autonoom Unierechtelijk begrip is. De rechter is echter niet in staat om dit begrip uit te leggen omdat er geen te hanteren kenmerken voorhanden zijn. Hij stelt zich de volgende vragen:

• Kan een onderhandse akte als een buitengerechtelijk stuk in de zin van artikel 16 betekeningsverordening worden beschouwd wanneer zij niet uitgaat van een niet-gerechtelijke overheidsinstantie of van een gerechtsdeurwaarder? En zo ja, moet die onderhandse akte dan over specifieke kenmerken beschikken? (zie punt 2.)
• Kan een onderhandse akte nog volgens de betekeningsverordening worden betekend wanneer zij al eerder werd meegedeeld via een andere niet-gerechtelijke overheidsinstantie zoals een notaris? (zie punt 3.)
• Moet bij de betekening van een onderhandse akte nog gecontroleerd worden of de samenwerking grensoverschrijdende gevolgen heeft en nodig is voor de goede werking van de interne markt? (zie punt 4.)

5.Er is geen onenigheid over het feit dat het begrip buitengerechtelijk stuk een autonoom begrip van het Unierecht is, en dat het ruim moet worden uitgelegd. In het arrest Roda Golf & Beach Resort [2] wordt het buitengerechtelijke document door een notaris opgesteld, en dit zonder het bestaan van een gerechtelijke procedure. De vraag blijft open of een onder de betekeningsverordening vallende buitengerechtelijke akte ook een document is dat, buiten een gerechtelijke procedure, door een gerechtsdeurwaarder, of door een niet-gerechtelijke overheidsinstantie, of door een particulier wordt opgemaakt.

6.Klassiekgewijs richt het HvJ zich naar de context en naar de doelstelling van het uit te leggen instrument. De betekeningsverordening vormt een mechanisme voor de intracommunautaire betekening en kennisgeving van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken teneinde een ruimte van vrijheid, veiligheid en recht tot stand te brengen. Zij heeft tot doel de grensoverschrijdende overmaking en betekening van stukken in burgerlijke zaken en in handelszaken te verbeteren en te versnellen, en dit met het oog op de bevordering van de goede werking van de interne markt.

7.Er zijn maar weinig concrete aanwijzingen omtrent het begrip buitengerechtelijk stuk. Allereerst staat in het toelichtend verslag van het betekeningsverdrag van 26 mei 1997 zwart op wit te lezen dat het begrip buitengerechtelijk stuk een notariële akte of een deurwaardersexploot of stukken van een officiële instantie van de lidstaat kon omvatten, en ook onderhandse stukken “die op grond van hun inhoud en belang volgens een officiële procedure aan de geadresseerden toegezonden en ter kennis gebracht moeten worden”. Dit betekeningsverdrag vormde een inspiratiebron voor de eerste betekeningsverordening nr. 1348/2000 (die door de huidige betekeningsverordening nr. 1393/2007 werd opgevolgd). Ten tweede werd de Commissie onder de betekeningsverordening nr. 1348/2000 belast met het opstellen van een lijst waarin de door de lidstaten meegedeelde stukken werden genoemd waarvan de betekening of kennisgeving overeenkomstig de betekeningsverordening mogelijk was. In die lijst met een louter indicatieve waarde worden die stukken op uiteenlopende wijzen - soms eens organiek, dan weer inhoudelijk - omschreven.

8.Het Hof antwoordt terecht dat het begrip buitengerechtelijk stuk ook onderhandse akten kan omvatten waarvan de formele verzending aan de in het buitenland verblijvende geadresseerde noodzakelijk is voor het uitoefenen, het aantonen of het behouden van een recht of een aanspraak in burgerlijke of handelszaken.

9.Eerst wordt nagegaan of een overmaking op grond van de betekeningsverordening nog mogelijk is, wanneer de betrokken onderhandse akte al eerder werd meegedeeld door middel van een andere wijze van verzending dan die voorzien in de betekeningsverordening. Het Hof antwoordt positief. Inderdaad, er zijn volgens het arrest Alder [3] slechts twee omstandigheden waarin de betekening van een stuk tussen de lidstaten aan de werkingssfeer van de betekeningsverordening kan onttrokken worden: (1) wanneer de woonplaats of de gewone verblijfplaats van de bestemmeling onbekend is, en (2) wanneer de bestemmeling een gevolmachtigde vertegenwoordiger heeft in de staat waar de gerechtelijke procedure plaatsvindt.

10.Naderhand wordt ook gekeken naar de hypothese waarbij de betrokken onderhandse akte al een eerste keer zou zijn meegedeeld overeenkomstig de betekeningsverordening. De betekeningsverordening legt verschillende wijzen van overmaking vast. In beginsel vindt de verzending plaats tussen de verzendende instanties en ontvangende instanties. Maar er zijn ook bijkomende betekeningswijzen zoals de toezending langs consulaire of diplomatieke weg of de betekening per post. Er speelt geen hiërarchie tussen die verschillende wijzen van verzending. Het is de verzoekende partij die over de opportuniteit van een wijze van verzending beslist, en die naar de omstandigheden van het geval tegelijkertijd of achtereenvolgens van twee of van meer wijzen van verzending gebruik kan maken.

11.Derhalve antwoordt het Hof dat de betekening van een buitengerechtelijk stuk volgens de betekeningsverordening geoorloofd is, ook wanneer dat stuk al een eerste keer, al dan niet overeenkomstig de betekeningsverordening, werd meegedeeld.

12.Het is overbodig om te controleren of de betekening van een buitengerechtelijk stuk grensoverschrijdende gevolgen heeft. Inderdaad, de betekeningsverordening is alleen maar van toepassing wanneer een stuk van een eerste naar een andere tweede lidstaat moet worden verzonden om daar te worden betekend. De grensoverschrijding is hier dus altijd als toepassingsvoorwaarde aanwezig.

13.Bij de totstandkoming van de betekeningsverordening werden alle betrokken verzendingsmogelijkheden vastgelegd met het oog op de bevordering van de goede werking van de interne markt. Het kan dus niet de bedoeling zijn dat de goede werking van de interne markt nog eens vóór iedere betekening moet worden onderzocht.

14.Het Hof antwoordt dan ook dat wanneer aan de voorwaarden voor toepassing van de betekeningsverordening is voldaan, niet van geval tot geval moet worden gecontroleerd of de betekening grensoverschrijdende gevolgen heeft en noodzakelijk is voor de goede werking van de interne markt.

15.De aanmaning is eigenlijk een buitengerechtelijk stuk bij uitstek. Inderdaad, de aanmaning kan bijdragen tot een afhandeling van het geschil waarbij een gerechtelijke procedure kan worden vermeden. De uitspraak van het Hof van Justitie vind ik zeer welgekomen. In een vorig leven keek ik immers vaak met onbegrip naar Belgische Nederlandstalige of Franstalige aanmaningen die zonder enige (taal)garantie naar het anderstalige buitenland met een anderstalige bestemmeling werden verzonden.

16.Wil de aanmaning een kans hebben om die alternatieve weg van geschillenoplossing te doen slagen, dan moet er alles aan gedaan worden om de aanmaning keurig bij de bestemmeling te krijgen. De bestemmeling moet allereerst fysiek bereikt worden. Naderhand moet hij ook intellectueel gevat worden. Voor dit laatste doel is het wenselijk de aanmaning op te stellen of te vertalen in een natuurlijke taal (naargelang de situatie bv. Duits of Frans of Engels of Chinees, enz.) die de bestemmeling maximaal kan begrijpen. Ook een vereenvoudigde vaktaal kan daartoe bijdragen.

17.Daar waar de figuur van de ingebrekestelling in het Belgisch recht opduikt, lijkt ze mij altijd noodzakelijk voor “het uitoefenen, het aantonen of het behouden van een recht”. Bijgevolg zal de ingebrekestelling, wanneer ze in een andere lidstaat van de EU moet worden meegedeeld, desgevallend onder de toepassing van de betekeningsverordening vallen.

18.Belangrijk is dat, ondanks haar wat verhaspelde verschijning in het Belgisch contractenrecht - zie de artikelen 1139, 1153, 1154 en 1155 BW - de voorafgaande ingebrekestelling in dat contractenrecht een algemene draagwijdte kent. Het algemene rechtsbeginsel van de voorafgaande ingebrekestelling “wordt geacht van toepassing te zijn bij het instellen van alle soort sancties bij niet-nakoming van contractuele verbintenissen” [4]^,  [5]. De vraag is of dit algemene beginsel niet wat ruimte moet prijsgeven ingevolge de wet betreffende de betalingsachterstand bij handelstransacties [6].

19.De aanmaning komt verder in het burgerlijk recht ook aan bod in het pandrecht, en in de woning- en handelshuur. Ze verschijnt ook bij het stuiten van de verjaring, bij de gevolgen van de voorrechten en hypotheken tegen derde-bezitters, en bij het zuiveren van eigendommen van voorrechten en hypotheken.

20.Men kan het rechtsdomein zo dol niet bedenken, of de figuur van de aanmaning komt er in voor. Het is de natuurlijke figuur om iemand aan iets te doen herinneren, of om iemand op het matje te roepen. Het volstaat bijvoorbeeld te verwijzen naar het koninklijk besluit aangaande hondsdolheid [7]. Artikel 22 van dat besluit stelt dat de verantwoordelijke van dieren die moeten gevaccineerd zijn, het vaccinatiecertificaat of het paspoort toont bij elke vordering ervan door de bevoegde autoriteiten. Artikel 23 vervolgt dat, indien de verantwoordelijke dit document niet kan voorleggen voor een dier waarvoor de vaccinatie verplicht is, de bevoegde autoriteit de verantwoordelijke kan verplichten het dier af te zonderen, het te doen vaccineren en het document binnen de 8 dagen die op de aanmaning volgen aan de genoemde bevoegde autoriteit voor te leggen. Toegegeven, dit is een strikvoorbeeld, en ik hoor u zeggen: “Dit is geen burgerlijke zaak en ook geen handelszaak waardoor de betekeningsverordening nooit toepassing kan vinden.” Dit belet niet dat dezelfde garanties - zie randnr. 16 - zouden nageleefd moeten worden.