Deze circulaire werd door de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (“FSMA”) uitgevaardigd op 23 april 2013, ter vervanging van bijlage 2 bij de circulaire D1/EB/2002/6 van 14 november 2002 aan de beleggingsondernemingen. De compliancefunctie is belast met het toezicht op de naleving van de wettelijke en/of reglementaire integriteits- en gedragsregels die van toepassing zijn op de instellingen. Voor de meeste domeinen (bv. niet voor de naleving van de privacywetgeving, de antidiscriminatiewetgeving en de wet van 6 april 2010 betreffende marktpraktijken en consumentenbescherming) is de FSMA bevoegd om toe te zien op de naleving van de ter zake geldende wettelijke en reglementaire bepalingen door de compliancefunctie. In deze circulaire stelt de FSMA 14 principes voorop aan de hand waarvan zij, in het kader van haar toezicht, de passende werking en organisatie van de compliancefunctie van de instellingen onder haar toezicht zal beoordelen.

Deze 14 principes hebben voornamelijk betrekking op beoordelingen van de organisatie van de compliancefunctie, die proportioneel zullen worden toegepast, rekening houdende met de aard van de instelling in kwestie en de diensten die de instelling levert. De principes betreffen o.m.:

• de opdrachten van de compliancefunctie, met de nadruk op het bijstaan van de effectieve leiding van de instelling, samenwerking met de operationele diensten voor de sensibilisatie en de communicatie met de medewerkers van de instelling en de opmaak van een jaarlijks actieplan (principe 1);
• de governance van de compliancefunctie, waar de nadruk ligt op de verantwoordelijkheden van de raad van bestuur en de effectieve leiding van de instelling en de rapportage en coördinatie van de compliancefunctie aan en met de raad van bestuur en de effectieve leiding (principes 2-7);
• de onafhankelijkheid van de compliancefunctie van de operationele activiteiten van de instelling (principe 8);
• de organisatie van de compliancefunctie, waarbij het permanente karakter, het voorzien van de nodige middelen voor haar werking en de integere en discrete uitvoering van haar taken centraal staan (principes 9-11);
• de compliancefunctie in een groepscontext, wat inhoudt dat de compliancefunctie centraal moet worden aangestuurd door de moederinstelling (principe 12);
• beroep op een deskundige, waarbij wordt onderlijnd dat hoewel de verantwoordelijkheid van de instelling om wetten en reglementen na te leven niet kan worden uitbesteed, er voor nauwkeurig gespecifieerde opdrachten inzake compliance tijdelijk een beroep kan gedaan worden op een externe deskundige, zolang deze geselecteerd wordt op basis van good practice-criteria met betrekking tot de bekwaamheid en beschikbaarheid van de deskundige (principe 13); en
• kleinere instellingen, waarvoor wordt aanvaard dat de compliancefunctie kan worden uitgeoefend door een lid van de effectieve leiding, mits voorafgaande kennisgeving hiervan aan de FSMA (principe 14).