De oproepingstermijn voor algemene vergaderingen van niet-genoteerde vennootschappen bedraagt in de meeste gevallen vijftien dagen, maar het Wetboek van Vennootschappen bepaalt niet expliciet wanneer precies die termijn van vijftien dagen begint te lopen, en evenmin of het om 'vrije dagen' gaat, waarbij er vijftien dagen zouden moeten verstrijken tussen de dag van de oproeping en die van de algemene vergadering. Over deze vragen zijn dan ook uiteenlopende standpunten ingenomen in de rechtsleer. Met het besproken arrest heeft (een kamer van) het Brusselse hof van beroep stelling genomen in de kwestie van het beginpunt van de termijn. Het hof oordeelt dat de termijn pas kan beginnen te lopen vanaf de ontvangst van de oproepingsbrief door de bestemmeling ervan, en niet reeds met de verzending ervan. Bovendien ligt de bewijslast voor het respecteren van de termijn bij de verzendende vennootschap. Komende van het hof dat de meeste commercieel getinte zaken van het land beslecht, kan dit tellen als signaal voor de praktijk. Het hof wijkt met dit arrest evenwel af van de meerderheidsopvatting in de rechtsleer. Wij durven in deze noot de hoop uitdrukken dat de beslissing van het hof is ingegeven door de eigenheden van het besproken geval. Het is namelijk onze stelling dat het niet aan te bevelen valt in het algemeen de regel te hanteren dat de oproepingstermijn voor een algemene vergadering slechts zou beginnen te lopen op het moment dat de oproeping ontvangen wordt door de bestemmeling, en dat niet alleen de bewijslast inzake verzending, maar ook die inzake ontvangst bij de verzendende vennootschap zou gelegd worden.

In principe kan geen enkele algemene vergadering van aandeelhouders gehouden worden zonder de vervulling van een aantal voorafgaandelijke formaliteiten, te weten de bijeenroeping en het terbeschikkingstellen van bepaalde informatie, waaronder de agenda [2].

De ratio van deze voorbereidende fase schuilt in eerste instantie in de bescherming van de belangen van de aandeelhouders, zodat zij hun stemrecht tijdig en met volledige kennis van zaken kunnen uitoefenen: “l'analyse de cette phase préparatoire est importante car les formalités légales tendent à faciliter la participation de l'assemblée générale et à la rendre plus efficace, ce qui contribue indéniablement à promouvoir une sorte d'égalité procédurale entre les actionnaires” [3].

Niettemin kan men argumenteren dat de bijeenroepingsformaliteiten niet enkel bescherming van de aandeelhouders beogen, maar dat zij tot bescherming van elke belanghebbende strekken [4]. In elk geval worden ook andere personen die verplicht opgeroepen moeten worden, zoals bestuurders, commissarissen en effectenhouders met raadgevende stem (bv. obligatiehouders) door de oproepingsformaliteiten beschermd [5]. Om die reden dienen bestuurders die geen aandeelhouders zijn, niet als derden beschouwd te worden, en beschikken zij aldus eveneens over het recht om het niet naleven van de bijeenroepingsformaliteiten in te roepen [6].

Maar er is, potentieel, meer. Artikel 178 W.Venn. bepaalt immers dat de nietigheid van beslissingen van de algemene vergadering door elke belanghebbende kan gevorderd worden, zonder dat daarbij overigens onderscheid wordt gemaakt naar gelang de grond waarop de nietigheid gevorderd wordt. Artikel 64 W.Venn., waar de nietigheidsgronden voor ava-beslissingen limitatief worden opgesomd, bevat 'inhoudelijke' nietigheidsgronden, zoals overschrijding of misbruik van bevoegdheid en anderzijds 'formalistische' nietigheidsgronden, zoals het niet respecteren van de oproepingstermijnen.

Men had kunnen verwachten dat de wetgever elke belanghebbende had toegelaten de nietigheid te vorderen van beslissingen waar inhoudelijk op zich iets mis mee is (bevoegdheidsoverschrijding, misbruik van meerderheid), maar dat hij tegelijk zou bepaald hebben dat nietigheid op 'formalistische' gronden enkel zou kunnen gevorderd worden door diegenen die rechtstreeks door de norm beschermd worden. In het geval van oproepingsformaliteiten zouden dat dan diegenen zijn die verplicht opgeroepen moeten worden.

De tekst van artikel 178 W.Venn. maakt dergelijk onderscheid evenwel niet. Daaruit kan men een argument putten voor de stelling dat de werkingsregels van de algemene vergadering, inclusief de regels rond de voorbereiding van de vergadering, in de ogen van de wetgever in het belang van iedereen die door een ava-beslissing geraakt kan worden, zijn geschreven. Dit zou impliceren dat iedereen, ook personen die niet opgeroepen moesten worden - bijvoorbeeld schuldeisers van de vennootschap - maar die wel in hun belangen geraakt worden door de uiteindelijke beslissing van de algemene vergadering, een vordering tot nietigverklaring zou kunnen inleiden. En dit zelfs indien dergelijke eiser niet aanvoert dat er iets foutiefs is aan de eigenlijke beslissing, die hij graag anders zou zien; hij zou alleen moeten bewijzen dat de beslissing hem negatief raakt, dus dat een andere beslissing zijn juridische positie zou kunnen veranderen, en dat de beslissing zoals ze in concreto door de algemene vergadering genomen werd, beïnvloed is kunnen worden door de door hem aangevoerde 'formalistische' onregelmatigheid, zoals een fout in de oproeping. Dit dus ook al zou het niet het normdoel van de geschonden regel (oproepingsformaliteit) zijn om de eiser te beschermen.

Men denke aan een schuldeiser die geconfronteerd wordt met de beslissing van de algemene vergadering van zijn schuldenaar, in het kader van een 'alarmbelprocedure' (art. 633 W.Venn.), om een deficitaire activiteit verder te zetten, wat de terugbetalingskansen van de schuldeiser de facto doet afnemen. Nu blijkt dat een belangrijke aandeelhouder niet op de algemene vergadering aanwezig was, omdat hij niet correct was opgeroepen. Overeenkomstig de zonet geschetste theorie, zou die schuldeiser belanghebbende zijn om de nietigheid van de algemene vergadering-beslissing te vorderen. Er is immers een onregelmatigheid in de oproeping begaan. Dat de regels over oproepingsformaliteiten misschien niet tot doel zouden hebben schuldeisers te beschermen, zou men dan irrelevant achten. De schuldeiser zou enkel moeten aantonen dat een andere beslissing van de algemene vergadering in zijn belang zou geweest zijn, en dat de in werkelijkheid genomen beslissing beïnvloed is kunnen worden door de fout in de oproepingsformaliteiten. Als inderdaad, zoals in het hypothetische voorbeeld, een belangrijke aandeelhouder die niet opgeroepen was, afwezig is gebleven, zal het bewijs van mogelijke beïnvloeding wellicht tamelijk licht uitvallen (zie ook verder).

Toch laten de huidige teksten ook een andere interpretatie toe, die ons juister voorkomt. Deze andere interpretatie vertrekt van het argument dat de letterlijke tekst van artikel 178 W.Venn., die bepaalt dat elke belanghebbende de nietigheid kan vorderen, niet wegneemt dat men in elke concrete situatie moet nagaan wie belanghebbende is. Vervolgens komt het argument dat men om te bepalen wie belanghebbende is, wel degelijk met het normdoel van de geschonden norm rekening moet houden. Als men dan aanneemt dat bepalingen die voorschrijven dat bepaalde categorieën personen moeten opgeroepen worden, enkel die categorieën personen (nl. aandeelhouders, bestuurders, commissarissen en personen met raadgevende stem) kunnen willen beschermen, zouden andere categorieën personen (bv. schuldeisers) geen nietigheid wegens schending van die normen kunnen vorderen. Op die manier zou men nietigheidsvorderingen, gebaseerd op een loutere schending van oproepingsformaliteiten en werkingsregels van de algemene vergadering, aan aandeelhouders (en enkele andere beschermde categorieën) kunnen voorbehouden - ondanks de 'elke belanghebbende'-terminologie van artikel 178 W.Venn. - terwijl de nietigheidsvorderingen wegens problemen met de inhoud zelf van de genomen beslissing, die beweerdelijk niet slechts onaangenaam is voor de eiser, maar in strijd is met het recht (overschrijding van bevoegdheid, misbruik van bevoegdheid) wel zouden kunnen ingeroepen worden door anderen dan aandeelhouders, aangezien de begane schending hen rechtstreeks kan raken.

Dergelijke opvatting is des te beter verdedigbaar indien men aanneemt dat minstens de oproepingsformaliteiten (en misschien de werkingsregels van de algemene vergadering in het algemeen) niet de openbare orde raken, maar hoogstens van dwingend recht zijn. De schending van regels van louter dwingend recht geeft immers aanleiding tot een relatieve nietigheid. Relatieve nietigheid kan enkel worden opgeworpen door wie door het normdoel beschermd wordt. Indien men dus zou aannemen dat de oproepingsformaliteiten enkel de verplicht op te roepen personen beschermen, en dat deze regels (daarom, omdat ze met name niet de grondslagen van de maatschappij raken en dus niet iedereen met een louter procesrechtelijk belang willen beschermen) in elk geval niet van openbare orde zijn, zouden enkel aandeelhouders (en bestuurders en anderen die moeten opgeroepen worden) de nietigheid van een ava-beslissing wegens schending van de oproepingsformaliteiten kunnen vorderen.

Dit lijkt ons duidelijk de juiste stelling. In wezen lijkt het ons dezelfde redenering geweest te zijn die het Hof van Cassatie in 1978 tot de conclusie leidde dat enkel aandeelhouders de nietigheid wegens schending van oproepingsformaliteiten konden vorderen [7]. Weliswaar was dat oordeel, indien men het letterlijk neemt en vervolgens veralgemeent, volgens ons niet helemaal juist, nu allen die opgeroepen moeten worden de nietigheid zouden moeten kunnen vorderen. Maar het Hof leek wel terecht uit te gaan van de visie dat alleen wie door het normdoel van de overtreden norm beschermd wordt, de nietigheid kan inroepen.

Zowel zij die voorhouden dat enkel aandeelhouders de nietigheid van ava-beslissingen kunnen vorderen, als de auteurs die van oordeel zijn dat 'elke belanghebbende' bij om het even welke nietigheidsgrond, ongeacht het normdoel, op iedereen slaat die door de begane onregelmatigheid in zijn belangen geraakt wordt, zijn te ongenuanceerd in hun stellingname. Temeer nu positiefrechtelijk duidelijk is dat de oproepingsformaliteiten inderdaad niet van openbare orde zijn, zoals we nu zullen aantonen.

Op de vraag of de bijeenroepingsformaliteiten van dwingend recht dan wel van openbare orde zijn, biedt de rechtsleer geen eenduidig antwoord. Waar sommige auteurs [8] oordelen dat deze als van dwingend recht beschouwd dienen te worden, zijn anderen [9] de mening toegedaan dat de wettelijke bepalingen vervat in artikel 533 W.Venn. een openbare orde-karakter hebben.

Vast staat in ieder geval dat artikel 533 W.Venn. minimale verplichtingen inzake de bijeenroepingsformaliteiten omvat, in die zin dat de statuten van de vennootschap de bescherming van de belanghebbenden niet kunnen beperken door van deze minimumvereisten af te wijken, maar desgewenst wel meer stringente bepalingen kunnen inhouden, i.a. langere - zij het redelijke - termijnen of een ruimere publicatie [10].

Met Hellemans [11] dient volgens ons geoordeeld te worden dat artikel 533 W.Venn. van dwingend recht is. Hoewel, rekening houdend met de ratio van artikel 533 W.Venn., bepaalde voorschriften [12] (eventueel) van openbare orde geacht kunnen worden, kan voor de oproepingstermijn an sich niet hetzelfde geconcludeerd worden.

Het Hof van Cassatie heeft duidelijk gemaakt dat onregelmatigheden in de oproeping voor eventueel zelfs impliciete bekrachtiging in aanmerking komen [13]. Daaruit mag men volgens ons veilig afleiden dat volgens het Hof die formaliteiten louter van dwingend recht zijn [14]. Eveneens oordeelde het Hof dat een aandeelhouder die zonder enig voorbehoud deelgenomen heeft aan een algemene vergadering, de nietigheid van de genomen beslissing onmogelijk kan vorderen op grond van het feit dat de oproeping tot de algemene vergadering een bepaald agendapunt niet (duidelijk) weergaf [15]. Evenmin kan de nietigheid om reden van een onregelmatigheid in de vormvereisten bij de bijeenroeping gevorderd worden door diegene die ingestemd heeft met de aangekondigde verrichting(en) [16].

De oproepingsformaliteiten vervat in artikel 533 W.Venn. strekken ertoe alle belanghebbenden in de mogelijkheid te stellen zich op een degelijke wijze op de algemene vergadering van aandeelhouders voor te bereiden, hetgeen (i.a.) de raadpleging en analyse van de tegelijkertijd (eventueel) over te leggen stukken overeenkomstig artikel 535 W.Venn. impliceert [17].

Artikel 533 W.Venn. is ter zake tweeledig en omvat naast de oproepingstermijn eveneens de oproepingswijzen. Om een duidelijk overzicht te krijgen van de oproepingstermijnen, dient bijgevolg vooreerst een onderscheid gemaakt te worden volgens de diverse oproepingswijzen. Bij de toepassing van de oproepingsformaliteiten maakt artikel 533 W.Venn. immers een onderscheid naargelang het een naamloze vennootschap betreft waarbij alle of een deel van de aandelen aan toonder of gedematerialiseerd zijn, dan wel waarbij alle aandelen op naam zijn. Daarnaast zijn er sinds de programmawet van 27 december 2004 [18] met het oog op administratieve vereenvoudiging specifieke oproepingsmodaliteiten ingevoerd in artikel 533 W.Venn. voor genoteerde vennootschappen [19], die op hun beurt gewijzigd werden door de wet van 20 december 2010 betreffende de uitoefening van bepaalde rechten van aandeelhouders van genoteerde vennootschappen [20], waarvan de bepalingen op 1 januari 2012 in werking getreden zijn [21].

Concreet bepaalt artikel 533 W.Venn. [22] dat de oproeping tot een algemene vergadering van een naamloze vennootschap door middel van een aankondiging geschiedt, die geplaatst wordt in het Belgisch Staatsblad en in een nationaal verspreid blad, ten minste vijftien dagen voor de algemene vergadering.

Voor genoteerde vennootschappen bedroegen deze termijnen tot voor kort ten minste vierentwintig dagen voor de vergadering; voor genoteerde vennootschappen die gebruik maakten van de in artikel 536, 3^de lid W.Venn. bepaalde procedure van de registratiedatum, moest de aankondiging recentelijk nog ten minste vierentwintig dagen voor de registratiedatum plaatsvinden; ingeval een nieuwe oproeping nodig is en de datum van de tweede vergadering vermeld werd in de eerste oproeping, moet de aankondiging voor de tweede algemene vergadering ten minste zeventien dagen voor de vergadering plaatsvinden, of in voorkomend geval, ten minste zeventien dagen voor de registratiedatum.

Sinds 1 januari 2012 is overeenkomstig het nieuwe artikel 533, § 2 W.Venn. de termijn voor de oproeping tot een algemene vergadering opgetrokken van ten minste vierentwintig dagen tot ten minste dertig dagen voor de vergadering [23]. De bijeenroepingstermijn van zeventien dagen die nageleefd dient te worden indien een tweede algemene vergadering met dezelfde agenda opgeroepen dient te worden, indien de eerste algemene vergadering niet geldig kon beraadslagen omdat het quorum niet bereikt werd en op voorwaarde dat deze tweede vergadering reeds in de eerste oproeping vermeld was, blijft onverkort gelden [24]. Daarnaast voert de wet aandeelhoudersrechten een andere belangrijke wijziging door. Waar voorheen het systeem van de registratiedatum louter facultatief was, is dit voortaan verplicht geworden. Aldus werd het vorige artikel 536, 3^de lid W.Venn. geschrapt en werd een nieuwe paragraaf in artikel 536 W.Venn. ingevoerd, die uitdrukkelijk bepaalt dat het recht om deel te nemen aan een algemene vergadering en er het stemrecht uit te oefenen, slechts verleend zal worden op uitdrukkelijke voorwaarde van boekhoudkundige registratie. Dit zal volgens Tilquin en Delcorde in de praktijk tot gevolg hebben dat “ceci entraînera dans la plupart des cas un racourcissement du délai de convocation pour les sociétés dont les actions sont cotées qui recouraient au système facultatif d'enregistrement désormais abrogé” [25].Concreet dient deze boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder, op de veertiende dag voor de algemene vergadering om vierentwintig uur (Belgisch uur), i.e. de 'registratiedatum' [26], te gebeuren

• hetzij door hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van de vennootschap;
• hetzij door hun inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling;
• hetzij door voorlegging van de aandelen aan toonder aan een financiële tussenpersoon,

en dit ongeacht het aantal aandelen dat de aandeelhouder bezit op de dag van de algemene vergadering [27].

Bovendien dient de op de registratiedatum geregistreerde aandeelhouder aan een bijkomende voorwaarde te voldoen, wil hij effectief op de algemene vergadering aanwezig zijn. Het nieuwe artikel 536, § 2, 3^de lid W.Venn. vereist immers uitdrukkelijk dat elke aandeelhouder uiterlijk op de zesde dag voor de datum van de algemene vergadering aan de vennootschap, of aan de daartoe door haar aangestelde persoon, dient mee te delen dat hij wenst deel te nemen aan de vergadering.

Aan de houders van aandelen, obligaties of warrants op naam, aan de houders van certificaten op naam, die met medewerking van de vennootschap uitgegeven werden, aan de bestuurders en aan de commissarissen van de vennootschap worden de oproepingen door middel van een gewone brief meegedeeld [28]. De brief komt bovenop de oproeping via het Staatsblad en een nationaal verspreid blad. Van de oproeping per brief kan echter worden afgeweken indien de bestemmelingen zich individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk akkoord verklaard hebben om de oproeping via een ander communicatiemiddel [29] te ontvangen [30]. Deze mogelijkheid tot alternatieve communicatiemiddelen werd ingevoerd door de programmawet van 27 december 2004 [31]. Daarnaast vermeldt artikel 533 W.Venn. dat van de vervulling van deze formaliteiten geen bewijs overgelegd dient te worden.

Zijn in de betrokken vennootschap alle aandelen, obligaties, warrants of certificaten die met medewerking van de vennootschap uitgegeven werden, op naam, dan volstaat het om de aandeelhouders enkel per aangetekend schrijven uit te nodigen voor de algemene vergadering [32]. Ook hier geldt de afwijking voor alternatieve communicatiemiddelen, mits de geadresseerde aandeelhouders individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk ingestemd hebben [33]. Bovendien is er in deze hypothese geen publicatie via de pers vereist. Indien de vennootschap niet over alle exacte adressen van haar aandeelhouders beschikt, wordt ter zake evenwel aangeraden om de oproeping via Staatsblad en pers te laten verlopen [34].

De bijeenroeping voor de jaarlijkse gewone algemene vergadering vormt een uitzondering op voornoemde bijeenroepingsformaliteiten en hoeft onder bepaalde voorwaarden, uitdrukkelijk voorzien in artikel 533 W.Venn. [35], niet in een nationaal verspreid blad gepubliceerd te worden [36]. Concreet zal de exclusieve bekendmaking in het Belgisch Staatsblad volstaan indien aan de volgende twee cumulatieve voorwaarden voldaan is:

• de jaarlijkse gewone algemene vergadering van aandeelhouders moet plaatsvinden in de gemeente, op de plaats, de dag en het uur aangeduid in de oprichtingsakte;
• de agenda van deze algemene vergadering dient zich te beperken tot de behandeling van de jaarrekening, het jaarverslag en, in voorkomend geval, het verslag van de commissarissen en de stemming over de kwijting, te verlenen aan de bestuurders, en indien van toepassing, de commissarissen. Voor de genoteerde vennootschappen wordt hierbij door het nieuwe artikel 533, § 2, 1^ste lid, b) W.Venn. eveneens de stemming over de aangelegenheden vermeld in artikel 554, 3^de en 4^de lid W.Venn. opgenomen.

Het is belangrijk op te merken dat hierbij niet zozeer de oprichtingsakte als dusdanig, dan wel de statuten van de vennootschap bedoeld worden. Indien immers de vennootschap in kwestie de statutaire bepaling omtrent de datum, plaats en uur wenst te veranderen en in dat opzicht een statutenwijziging doorvoert, zal zij, mits aan voornoemde voorwaarden voldaan is, nog steeds onder het uitzonderingsregime vallen. Het feit dat de datum, het uur en de plaats van waarop de algemene vergadering gehouden zal worden, veranderd zijn sinds de oprichting, doet geen afbreuk aan het recht op vereenvoudigde bijeenroepingsformaliteiten [37].

Hoewel de algemene vergadering van aandeelhouders nooit van rechtswege plaatsvindt [38], en deze in principe steeds op grond van een collegiale [39] beslissing van de raad van bestuur, of bij verzuim, op initiatief van de commissaris(sen) bijeen dient te komen, kan een vennootschap toch vrijgesteld worden van de bijeenroepingsformaliteiten. Concreet kan een algemene vergadering van aandeelhouders van een naamloze vennootschap rechtsgeldig plaatsvinden zonder naleving van de formele bijeenroepingsformaliteiten, indien

• alle aandeelhouders en houders van stemrechtverlenende effecten aanwezig of vertegenwoordigd zijn [40];
• de bestuurders en de commissaris(sen), die theoretisch gezien opgeroepen moeten worden, hiervan uitdrukkelijk afstand gedaan hebben [41] en bijgevolg niemand bezwaar maakt tegen zowel de afwezigheid van een formele bijeenroeping als de agenda zoals die ter vergadering wordt voorgelegd [42]; en
• alle aandeelhouders instemmen om onmiddellijk tot deliberatie en besluitvorming omtrent de agendapunten over te gaan. Men kan immers een aandeelhouder het recht niet ontnemen om de vragen die hem voorgelegd worden te onderzoeken en desgevallend hieromtrent voorafgaandelijk advies in te winnen [43]; en
• de vennootschap geen (converteerbare) obligaties en/of warrants op naam, aandelen zonder stemrecht of certificaten op naam, die met medewerking van de vennootschap uitgegeven werden, gecreëerd heeft [44].

Om een dergelijke algemene vergadering zonder formaliteiten zo vlot mogelijk te laten plaatsvinden, wordt bij wijze van voorzorgsmaatregel aangeraden om zich ervan te vergewissen dat men over de nodige volmachten beschikt, mocht de onvoorziene afwezigheid van een aandeelhouder verhinderen dat de algemene vergadering gehouden kan worden [45].

Wat de oproepingstermijn als dusdanig betreft, dient de oproeping voor de algemene vergadering van niet-genoteerde naamloze vennootschappen waarvan de aandelen een nominatief karakter hebben ten minste vijftien dagen voor het houden van de algemene vergadering te gebeuren. Het dient hierbij onderstreept te worden dat de oproepingstermijn voor elk agendapunt nageleefd dient te worden, hetgeen met zich meebrengt dat er slechts een agendapunt aan de agenda toegevoegd kan worden op voorwaarde dat de oproepingstermijn voor dat bepaald agendapunt nageleefd wordt [46]. Men kan dus onmogelijk een tijdige oproeping doen, maar dan minder dan vijftien dagen voor de bijeenkomst nog een agendapunt toevoegen, zelfs niet indien dit agendapunt nog voor de vergadering aan alle aandeelhouders daadwerkelijk ter kennis wordt gebracht [47].

Deze oproepingstermijn wordt gekwalificeerd als een minimumtermijn. Dit impliceert dat de statuten deze termijn, gelet op het dwingend karakter van artikel 533 W.Venn., wel kunnen verlengen maar niet kunnen verkorten. Bovendien kan men op basis van het principe van de goede trouw oordelen dat in uitzonderlijke omstandigheden een langere termijn in acht genomen kan worden, waarbij een onderzoek in concreto genoodzaakt zal zijn [48].

De concrete berekening van de minimumtermijn is aan discussie onderhevig. Voornamelijk wordt betwist of het om een periode van vijftien vrije dagen, i.e. een wachttermijn, gaat of niet [49]. Hoewel Bossuyt en Rosselle een diametraal tegengestelde mening toegedaan zijn [50], doet de wettelijke bewoording 'ten minste' [51] o.i. in navolging van Tilleman [52] een bevestigend antwoord vermoeden. Dit vermoeden van vijftien vrije dagen vindt eveneens steun bij P. Hainaut-Hamende en G. Raucq: “La loi exige un délai de quinze jours francs” en “Depuis la modification de l'article 533 du Code des sociétés par la loi du 27 décembre 2004, il faut estimer qu'il s'agit, comme pour le délai entre la publication au Moniteur belge et l'assemblée, d'un délai franc […]” [53]. Het besproken arrest lijkt deze mening bij te treden door te stellen dat “[…] l'article 533 du Code des sociétés impose un délai de quinze jours minimum qui s'écoule entre cette convocation et la tenue de l'assemblée […]” [54]. Concreet betekent dit dus dat indien op 1 maart 2011 een brief verzonden wordt, er vanaf 2 maart (en dus inclusief 2 maart maar waarbij 1 maart niet meetelt) een periode van vijftien dagen begint te lopen, en dat de algemene vergadering bijgevolg pas op de zestiende dag na 1 maart mag gehouden worden (i.e. 17 maart 2011).

Regelmatig wordt daarom in de rechtsleer aangeraden om veiligheidshalve de oproepingsbrief ten laatste de zestiende dag voor de dag van de algemene vergadering te verzenden [55], hetgeen er de facto op neerkomt een termijn van minstens vijftien vrije dagen in acht te nemen.

Vast staat alleszins dat de periode van vijftien dagen, vijftien kalenderdagen omvat, waarbij zodoende feestdagen, zaterdagen en zondagen meegerekend worden [56].

Wat de oproepingstermijnen voor de beursgenoteerde vennootschappen betreft, wijzen Tilquin en Delcorde [57] er niettemin op dat de termijn van dertig dagen in de Wet Aandeelhoudersrechten, te rekenen vanaf de publicatie en mededeling tot de datum voorzien voor de algemene vergadering, een semi-wachttermijn is ('un délai semi-franc'), waarbij de datum van publicatie in de termijn begrepen is, maar de datum waarop de algemene vergadering gehouden wordt, niet. Men zou aldus kunnen argumenteren om alle oproepingstermijnen als semi-wachttermijnen te beschouwen, waarbij telkens de dies a quo wel in de berekening meegerekend wordt, maar de dies ad quem niet. Niettemin lijkt het ons, (i) gelet op de onduidelijkheid van de wet, (ii) met het oog op het handhaven van enige consequentie, (iii) om rechtszekerheid ter zake te creëren, maar (iv) vooral op basis van het normdoel van artikel 533 W.Venn. - te weten de bescherming van de aandeelhouders en andere door voornoemd wetsartikel beschermde categorieën van personen - aangewezen een termijn van vijftien vrije dagen te hanteren voor de berekening van de oproepingstermijn.

In tegenstelling tot wat het besproken arrest van het hof van beroep voorhoudt, fungeert volgens de heersende rechtsleer en rechtspraak [58] niet de dag van daadwerkelijke ontvangst van de oproepingsbrief door de aandeelhouder als vertrekpunt voor de berekening van de oproepingstermijn, maar wel de dag van verzending (afstempelingsdatum, resp. de dag waarop het aangetekend schrijven per post wordt afgegeven) [59]. Zo stelt Tilleman, in navolging van een vonnis van een rechtbank van koophandel, dat “het vertrekpunt van de termijn […] de dag [is] waarop de oproeping verstuurd wordt, niet deze waarop de oproeping door de aandeelhouders ontvangen wordt” [60].

Artikel 533 W.Venn. zelf bevat geen indicaties over, laat staan een expliciete bepaling van, het vertrekpunt van de termijn. Maar een tekstargument voor de zopas vermelde meerderheidsstelling kan gevonden worden in artikel 535 W.Venn., dat uitdrukkelijk bepaalt dat samen met de oproepingsbrief, aan de houders van aandelen op naam, aan de bestuurders en de commissarissen een afschrift van de stukken, die hen ter beschikking gesteld moeten worden, toegezonden wordt.

Het hof van beroep te Brussel is van oordeel dat aan bepaalde rechtspraak van het Grondwettelijk Hof en van het Hof van Cassatie algemene beginselen ten grondslag zouden liggen die inhouden dat een termijn niet kan beginnen lopen vooraleer de bestemmeling ervan op de hoogte gebracht is of tenminste de mogelijkheid gehad heeft om kennis te nemen van het feit dat aan de grondslag van deze termijn ligt. De rest van het arrest maakt duidelijk dat het hof met deze enigszins abstracte formulering bedoelt dat de termijn pas kan beginnen te lopen wanneer de oproeping ontvangen is door de bestemmeling, met name omdat de bestemmeling van een oproeping daarvan slechts kennis kan nemen vanaf de ontvangst ervan. Er anders over oordelen zou de rechten van verdediging van de betrokken bestemmeling schenden (zie voor dit alles punt 10 van het arrest, met name de 2^de alinea). Het hof oordeelt bijgevolg dat de termijn voor de bijeenroeping van de algemene vergadering van een naamloze vennootschap niet begint te lopen vanaf de datum van verzending van de oproepingsbrief, maar vanaf de datum waarop de geadresseerde aandeelhouder de mogelijkheid gehad heeft om kennis te nemen van de oproepingsbrief. Dit is dan, volgens het Hof, hetzij op de datum waarop deze oproeping daadwerkelijk aan de aandeelhouder overhandigd is, hetzij op de datum waarop de diensten van de Post hem deze oproepingsbrief aangeboden hebben. Enkel dergelijke interpretatie is volgens het Brusselse hof verenigbaar met het fundamentele principe van de rechten van de verdediging [61].

Opvallend hierbij is dat het hof in een vennootschapsrechtelijke aangelegenheid zijn oordeel grondt op 'algemene beginselen' die aan de basis liggen van rechtspraak van het Grondwettelijk Hof en het Hof van Cassatie in het domein van het fiscaal recht [62] en het gerechtelijk recht [63]. Men kan hierbij de vraag stellen of deze analogie overtuigend doorgevoerd kan worden.

Het arrest van het Grondwettelijk Hof betrof een betwiste beroepstermijn, vermeld in artikel 371 WIB [64]. De termijn uit artikel 533 W.Venn. is weliswaar geen beroepstermijn, maar dat is een verschil dat ons inderdaad irrelevant voorkomt en niet tegen een analoge redenering pleit. Beide wetsbepalingen hebben immers tot doel een rechtsonderhorige voldoende tijd te geven om zijn rechten efficiënt uit te oefenen: men moet de ontvangen documenten kunnen lezen en analyseren om er standpunt over te kunnen innemen.

Het is al minder vanzelfsprekend om, zoals het Hof doet, beginselen in verband met termijnen uit het gerechtelijk recht of in elk geval uit een procedurele context over te planten naar puur organisatorische procedures, zoals die inzake bijeenroeping van een vergadering. Gerechtelijke procedures monden uit in uitspraken met gezag van gewijsde. Administratieve beslissingen ontberen dergelijk gezag, maar hebben wel tot gevolg dat de juridische situatie van een persoon eenzijdig wordt vastgesteld, waarbij de persoon de beslissing moet ondergaan. Dit maakt het cruciaal om de rechten van verdediging te respecteren, want de rechtsonderhorige werkt niet mee aan de inhoud van de beslissing zelf. Vandaar is het dus des te belangrijker om hem te horen en zijn standpunt te laten uiteenzetten. Ook al zullen beslissingen van algemene vergaderingen, anders dan gerechtelijke of administratieve overheidsbeslissingen, regelmatig geen (rechtstreekse) impact hebben op de rechten of de rechtspositie van een aandeelhouder [65], de aandeelhouder moet de beslissing wel respecteren. Hij heeft die beslissing niet alleen kunnen nemen, maar heeft er wel kunnen aan meewerken. Dit lijken ons twee niet zonder meer te negeren verschillen tussen beslissingen van algemene vergaderingen enerzijds en van overheden of rechtbanken anderzijds. Maar het feit blijft dat een aandeelhouder de wet van de meerderheid moet ondergaan, en dus een beslissing moet ondergaan die hem, vooral in het geval van een minderheidsaandeelhouder, kan zijn opgedrongen. Daarom kan men toch argumenteren, zoals het Brusselse hof doet, dat 'de rechten van verdediging' van de aandeelhouder, althans in de zin van het recht zich op zinvolle wijze te kunnen voorbereiden op de besprekingen op de algemene vergadering, moeten gerespecteerd worden.

Wat ons daarentegen niet overtuigt, zijn de a contrario-redenering van het hof van beroep en de analogie die het hof trekt met een cassatiearrest over (buitenlandse) betekening van akten. De a contrario-redenering luidt dat, omdat artikel 371 WIB uitdrukkelijk voorziet in het feit dat de datum van verzending als aanvangsdatum voor de (beroeps)termijn geldt, terwijl artikel 533 W.Venn. hieromtrent niets bepaalt, de datum van verzending van de brief voor toepassing van artikel 533 W.Venn. niet als vertrekpunt van de oproepings­termijn in aanmerking genomen kan worden. Het getuigt van een onaanvaardbaar optimisme om aan te nemen, zoals het hof impliciet maar zeker doet, dat 'de wetgever' consistent is geweest in zijn taalgebruik in die zin dat hij in twee verschillende wetboeken, totaal los van elkaar tot stand gekomen, aan dezelfde woorden dezelfde betekenis of implicaties heeft vastgeknoopt. A fortiori kan dergelijke consistentie niet vermoed worden wanneer de wetgever, zoals in casu, net niet dezelfde woorden gebruikt (in art. 533 W.Venn. is van verzending geen sprake), en men zich met een a contrario-redenering moet behelpen.

Zoals gezegd zoekt het Brusselse hof ook steun in een cassatiearrest waarin geoordeeld werd dat wanneer een verdrag de wijze van overmaking van akten niet regelt, er betekening is op het moment dat de akte wordt overhandigd aan de bestemmeling. Daaruit kan men inderdaad, wellicht, afleiden dat het Hof van Cassatie belang hecht aan de mogelijkheid tot daadwerkelijke kennisname van de (inhoud van) de akte. Maar er moet toch op gewezen worden dat het vermelde cassatiearrest in wezen wou bepalen wat men onder 'betekening' kon begrijpen, en niet handelde over de vraag wanneer een termijn begon te lopen. Wanneer men het concept 'betekening' wil definiëren, is het nogal voor de hand liggend dat men niet aanneemt dat de betekening reeds gebeurd zou zijn wanneer de te betekenen akte verzonden is aan de bestemmeling, maar hem nog niet daadwerkelijk heeft bereikt of is overgemaakt. In de context van het Belgisch vennootschapsrecht en de bijeenroeping van een algemene vergadering is de problematiek toch voldoende anders om een analogieredenering aanvechtbaar te maken; de vraag hier is immers niet wanneer iemand geacht kan worden een stuk ontvangen te hebben; de vraag is net of die vraag naar ontvangst en bijhorende kennisnamemogelijkheid wel relevant is, en of het bewijs van verzending niet volstaat.

Het Brusselse hof houdt niet enkel voor dat de oproepings­termijn pas kan beginnen lopen wanneer de bestemmeling van de oproeping kennis heeft kunnen nemen van deze oproeping, maar ook dat de bewijslast van deze mogelijkheid tot kennisname bij de oproeper, in casu de vennootschap ligt. De vennootschap moet bewijzen dat er minstens vijftien dagen verlopen zijn tussen de ontvangst van de oproeping en de algemene vergadering. Het hof rechtvaardigt dergelijke toewijzing van de bewijslast met de vaststelling dat het de vennootschap is op wie de plicht tot regelmatige oproeping rust, en dat zij het is die beweert dat de oproeping regelmatig gebeurd is.

De vraag is natuurlijk hoe de ontvangst van de oproeping door de vennootschap kan bewezen worden. De wet zegt nergens dat de vennootschap de ontvangst moet bewijzen. De wet bepaalt alleen dat de vennootschap de oproeping moet doen (vijftien dagen voor de algemene vergadering). Daaruit mag men inderdaad afleiden dat het de vennootschap is die moet bewijzen de oproeping te hebben gedaan met gebruikmaking van de door de wet voorgeschreven middelen zoals bijvoorbeeld een aangetekende brief. Eens de vennootschap dat bewijs geleverd heeft, door de tijdige verzending van de brief te bewijzen, heeft zij aan haar bewijsaanvoeringslast voldaan. Wanneer een aandeelhouder dan beweert de brief nogal traag ontvangen te hebben, is hij het die die laattijdigheid moet bewijzen, aangezien de wet zoals gezegd nergens aangeeft dat de vennootschap ontvangst of kennisname moet bewijzen. Bovendien is dergelijke verdeling van bewijsaanvoeringslast niet meer dan redelijk, aangezien het voor de aandeelhouder veel gemakkelijker zou moeten zijn de redenen, afkomstig uit zijn 'sfeer' aan te voeren en te bewijzen die hem verhinderd hebben om de brief tijdig te ontvangen/er kennis van te nemen, dan het voor de vennootschap is om te bewijzen dat een bij haar op een bepaalde dag vertrokken brief wel degelijk vijftien dagen voor de algemene vergadering moet ontvangen zijn door de aandeelhouder. Door uitdrukkelijk te verklaren dat het niet aan de aandeelhouder is om te bewijzen dat hij de brief niet op tijd ontvangen heeft, schendt het hof formeel gezien de bewijslastregels weliswaar niet (want het is inderdaad de vennootschap die de bewijslast van een regelmatige, tijdige oproeping draagt), maar stelt het zich qua bewijsaanvoeringslast wel onredelijk streng voor de vennootschap op. Bovendien kan men argumenteren dat het hof, door aan te nemen dat niet alleen tijdige verzending maar ook tijdige ontvangst bewezen moeten worden om een regelmatige oproeping te bewijzen, terwijl een ontvangstvereiste niet in de wet voorkomt, de bewijslastregeling toch schendt.

Of dit nu een kwestie van schending van de bewijslastregels dan wel een onredelijke verdeling van de bewijsaanvoeringslast betreft, het hof lijkt ons in elk geval onredelijk streng voor vennootschappen indien het zijn regel in alle gevallen zou willen toepassen. De aandeelhouder zou er immers zoals in casu blijkbaar mee kunnen volstaan te beweren dat hij de brief niet op een bepaalde dag ontvangen heeft.

Een schending van de oproepingsformaliteiten zal blijkens artikel 64, 1° W.Venn. slechts tot nietigheid aanleiding kunnen geven, indien diegene die de nietigheidsvordering instelt aantoont dat de onregelmatigheid het genomen besluit heeft kunnen beïnvloeden [66]. Hierbij dient het bewijs op een redelijke wijze geïnterpreteerd te worden, in het bijzonder wanneer door de onregelmatigheid het recht op deelname aan de beraadslaging of het recht op informatie geschonden werd [67]. Het Brusselse hof oordeelt terecht dat men niet van de eiser kan verlangen dat hij aantoont dat er bij regelmatige oproeping een andere beslissing genomen zou zijn. Een potentiële invloed volstaat immers: “Le demandeur ne doit pas établir avec certitude que l'irrégularité a effectivement influencé la décision: il suffit - mais il faut - qu'il établisse de manière raisonnable qu'en l'abscence de cette irrégularité, la décision eût pu être différente” [68]. Evenmin presiseert de wet welk gewicht de betreffende invloed minstens dient te hebben: “Ce n'est que si l'irrégularité a empêché la formalité d'atteindre son but, et que les intérêts qu'elle était censée protéger ne l'ont pas été, qu'il faudra déterminer dans quelle mesure elle a pu avoir une influence sur la décision” [69]. Maar het is wel vereist - en dit brengt het hof niet in herinnering - dat de eiser aantoont dat het mogelijk was dat er een andere beslissing zou genomen geweest zijn. De beoordeling van de vereiste invloed vergt een in concreto-analyse, waarvan de casuïstische beoordeling aan de appreciatiebevoegdheid van de rechter overgelaten wordt. Wel mag de rechter luidens de cassatierechtspraak [70] zijn beslissing niet louter motiveren op basis van de 'theorie van het rekensommetje'. Dit betekent dat de rechter de vordering niet kan verwerpen met het enkele argument dat de eisende aandeelhouder, of anderen die niet geldig opgeroepen zijn, te weinig stemmen hadden om aan de genomen beslissing iets te veranderen [71]. Zoals Tilleman het terecht verwoordt: “De algemene vergadering komt immers niet tot besluiten op grond van een rekenkundige optelling van stemmen, doch door debat en overleg” [72]. De achterliggende gedachte is dat een beter voorbereide of in plaats van een afwezige aandeelhouder, aanwezig zijnde aandeelhouder de besluitvorming van anderen had kunnen beïnvloeden (bv. door een toespraak op de algemene vergadering).

Met zijn arrest wijkt het hof af van de klassieke opvatting dat de oproepingstermijn voor de algemene vergadering begint te lopen met de verzending ervan, en niet pas met de ontvangst van de stukken. Bovendien legt het hof de bewijslast van die ontvangst bij de verzender, de oproepende vennootschap/haar bestuur. Indien men dit als algemene regel gaat hanteren, zou veel rechtsonzekerheid gecreëerd worden, nu het in veel gevallen niet gemakkelijk is om te bewijzen wanneer exact een aandeelhouder kennis heeft gekregen of kan krijgen van de oproeping. Ook is het in vennootschappen met vele aandeelhouders goed mogelijk dat de overgrote meerderheid de oproeping kort na verzending ontvangt, terwijl een kleine groep niet onmiddellijk van de oproeping kennis kan nemen. Toelaten dat die kleine groep dan kan opwerpen dat de vergadering 'te vroeg' is bijeengekomen, maakt het leven voor een vennootschapsbestuur organisatorisch onmogelijk. Wij willen er daarom voor pleiten om, ondanks de algemene bewoordingen die het hof regelmatig gebruikt, de gegeven oplossing niet te veralgemenen, en wel degelijk traditiegetrouw te blijven aannemen dat de oproepingstermijn begint te lopen met de verzending (en dat diegene die beweert dat verzending gebeurd is, daarvoor, maar niet voor de ontvangst, de bewijslast draagt). Daarmee willen we niet gezegd hebben dat het oordeel van het Brusselse hof in de concrete casus niet gerechtvaardigd zou geweest zijn. Uiteraard kunnen we ons daarover niet uitspreken zonder het volledige dossier te kennen. Maar los daarvan is het goed verdedigbaar aan te nemen dat een correctie op de 'verzendingsregel' moet inhouden dat een aandeelhouder de mogelijkheid moet hebben aan te tonen dat hij door een fout van de verzender onmogelijk binnen enkele dagen na de verzending kennis heeft kunnen krijgen van de oproeping of deze door de fout van de verzender niet vlug heeft kunnen ontvangen, zodat niet kan aangenomen worden dat het respecteren van een termijn van vijftien dagen vanaf de verzending volstaat om een geldige algemene vergadering te houden. De vraag is of in dergelijke gevallen van fout van de verzender, er niet steeds van opzet of minstens van misbruik sprake zal zijn, zodat iemand die zich benadeeld voelt door de wijze waarop een ava-beslissing tot stand is gekomen, zich rechtstreeks op die gronden zou moeten baseren in plaats van op het schenden van de bijeenroepingstermijn om de ava-beslissing aan te vallen. En inderdaad schemeren in de besproken casus ook mogelijke - maar in het arrest niet geëxpliciteerde - verwijten van de eiser over misbruik van meerderheid bij een hem potentieel verwaterende effecten­emissie door. Misschien dat die achtergrond het hof in zijn oordeel beïnvloed heeft.

Ten slotte willen we kort wijzen op een punt dat mogelijks in het geschil, dat aanleiding was tot het besproken arrest, een rol had kunnen spelen, maar dat in het arrest niet aangeraakt wordt. Zoals eerder gezegd dient de oproepingstermijn voor elk agendapunt nageleefd te worden. Welnu, ten tijde van de verzending van de oproepingsbrief d.d. 23 maart 2007, leek de agenda nog niet in zijn geheel bekend. Hieruit had men misschien kunnen afleiden dat de oproepingsformaliteiten niet nageleefd werden en dat artikel 533 W.Venn. geschonden werd. Artikel 533 W.Venn. vermeldt immers uitdrukkelijk dat de oproepingen tot de algemene vergadering de agenda moeten vermelden en dat de agenda de te behandelen onderwerpen moet bevatten. In casu werd d.d. 26 maart 2007 blijkbaar slechts (per e-mail) aangekondigd dat “normalement, tu devrais recevoir l'ordre du jour rapidement”. Bovendien werden bepaalde documenten blijkbaar nog niet samen met de oproeping aan de minderheidsaandeelhouder ter beschikking gesteld. Misschien had men hierin een meer voor de hand liggende nietigheidsgrond kunnen vinden - maar bij gebrek aan dossierkennis blijft dit een speculatie van onzentwege.

De conclusie moet zijn dat de regels inzake bepaling en bewijs van de oproepingstermijn voor de algemene vergadering die het Brusselse hof in dit arrest hanteert, niet voor veralgemening vatbaar zijn, ook al zou het hof dit misschien gewild hebben.