Rechtbank van koophandel Dendermonde 10 september 2009

Er werd aan de bestuurders van enkele groepsvennootschappen verweten het collegialiteitsprincipe (zie art. 521 W.Venn.) te hebben geschonden - en aldus een fout te hebben begaan - door beslissingen te nemen of notulen te ondertekenen zonder dat de betrokken raden van bestuur ook daadwerkelijk fysiek zouden zijn samengekomen, te meer daar sommige bestuurders in het buitenland woonden. In een uitvoerig vonnis stelt de rechtbank van koophandel te Dendermonde onder meer dat het principe van de collegiale beraadslaging in eerste instantie de belangen dient van de betrokken bestuurders zelf. Een gemeenschappelijk overleg moet mogelijk blijven en elke bestuurder kan dit ook eisen. Het collegialiteitsprincipe betreft aldus in eerste instantie de interne werking van de vennootschap. In die zin volstaat elk fysiek of materieel tastbaar stuk als besluit van de raad van bestuur, mits elke bestuurder zich hierin kan vinden en vooraf ook akkoord was met het besluit (negotium), waarvan de opschriftstelling (notulering) enkel de materiële belichaming (instrumentum) is. De rechtbank besluit dat een gebrek aan collegiale beraadslaging, in die zin geïnterpreteerd als een daadwerkelijk fysiek samenkomen en een effectieve beraadslaging, op zich geen fout uitmaakt wegens schending van art. 521 W.Venn.

Van bepaalde betwiste vergaderingen van de betrokken raden van bestuur bestonden geen notulen. Het ontbreken van notulen kan volgens de rechtbank geen fout opleveren, hooguit een beperking van de bewijsmiddelen. Het ontbreken van notulen levert ook niet de (automatische) nietigheid op van het besluit. Zelfs al zouden notulen beschikbaar zijn, dan nog zouden ze volgens de rechtbank niet noodzakelijk toelaten om te besluiten dat er effectief beraadslaagd werd. Het is immers niet vereist dat alle deelnemende bestuurders de notulen ondertekenen. Bovendien schrijft het W.Venn. niet voor dat het feit van de daadwerkelijke beraadslaging in elkaars fysieke aanwezigheid moet worden opgenomen in de notulen zelf. Enkel de besluiten zelf van de raad van bestuur moeten worden genotuleerd.

De rechtbank sluit zich ook aan bij de stelling dat, alhoewel dit niet uitdrukkelijk voorzien is door het W.Venn., de regels tot nietigverklaring van besluiten van de algemene vergadering (zie art. 64 W.Venn.) ook kunnen worden toegepast op besluiten van de raad van bestuur. Op dergelijke nietigheidsvordering moet dan ook de korte vervaltermijn van zes maanden worden toegepast (zie art. 198 § 2, laatste lid W.Venn.) en niet de gemeenrechtelijke verjaringstermijn van tien jaar, aldus de rechtbank.